文書スキャニングサービス

オフィスに溜まった書類の電子化によって、保管費用の削減や省スペース化、
検索の利便性向上、紛失リスクを軽減します!

  • 働き方に関する課題

文書スキャニングサービス

電子化すると出来ること

  • 共有
    書類を電子化することで、複数拠点で共有ができ、業務効率化が可能
  • BCP対策
    原本と書類を分散して管理することで、万が一の紛失リスクやBCP対策
  • コスト削減
    不要な書類は倉庫に保管することでスペースコストを削減
  • 働き方を見直し
    在宅勤務やフリーアドレスなどの働き方の見直すきっかけに

料金

2024年4月末までにお申し込みをいただいた場合
\ お試し価格で提供いたします /
料金
1箱60,000円(税抜き)~

 

要件

  • ・W450×D330×H300
  • ・読取片面のみ
  • ・A3、A4のみ
  • ・ダンボール箱を開いた際に、背表紙が見えるよう収納
  • ※付帯物(クリップ、ホチキス、付箋など)なし
  • ※配送費やファイル名作成などは別途御見積
  •  

お申し込み・お問い合わせ・御見積は「詳しいサービス説明や商談をご希望の方」よりお願いいたします。

こんなお悩みありませんか
・移転やオフィスの縮小で、書類の保管スペースが維持できなくなった
・保管スペースが不足している
・書類が大量にあり、どこに何があるのか分からない
・災害時に重要書類を紛失してしまう危険性がある
・書類の保管費用が増加している
・社内で文書を検索しやすいようにしたい

 

サービス概要

文書スキャニングサービスの概要図

ヤマトシステム開発の強み

  • 高セキュリティな運用環境

    高セキュリティな運用環境

    セキュリティカードによる入退室管理、バイオメトリクス認証装置、監視カメラの設置など強固なセキュリティ体制の下でスキャニング作業を行います。
    詳細はデータセンターを参照ください。

  • さまざまな形式の書類も対応可能

    さまざまな形式の書類も対応可能

    冊子やドッチファイル、クリアファイルなどに保管された、ホチキスやクリップ止めのさまざまな書類を対応いたします。

  • リードタイム短縮

    リードタイム短縮

    当社のパートナー会社による分散した電子化・保管によって、電子化までのリードタイムを短縮いたします。

サービス範囲

文書スキャニングサービスのサービス範囲

 

オプション:画像ファイル名リネーム ・フォルダ仕分け ・OCR処理 ・書類溶解

スキャニング仕様

書類形式

書類/袋とじ/冊子/図面

画像形式 

PDF、TIFF、JPG、PowerPointなど

対応サイズ

A3以下 ※A2以上については別途ご相談 

解像度

カラー  200dpi

モノクロ 300dpi

※解像度については変更可能 

色彩

カラー/モノクロ/グレースケール

※写真やカラーが多い場合、モノクロにてスキャニングすると判読が困難な場合有 

付帯物

ホチキスやクリップ、付箋などは取り外してスキャニング可能

取り外したものについては復元可能 

オプション

画像ファイル名リネーム ・フォルダ仕分け ・OCR処理 ・書類溶解

オプション

  • 画像ファイル名リネーム

    画像ファイル名リネーム
    例「YYYYMMDD(契約日付)_文書管理番号8桁_お客様名」
    上記のように予めお客様と取り決めた命名規則をもとに、リネームを行います。
  • フォルダ仕分け

    フォルダ仕分け
    例「YYYY年度_契約書類一式」
    保管されているドッチファイル毎にフォルダ分けをします。
    上記のように予めお客様と取り決めた命名規則をもとに、フォルダ名を作成し仕分けを行います。
  • OCR処理

    OCR処理
    PDFへのOCR認識により全文検索が可能です。
    ただし原票品質により認識出来ない場合があります。(スキャナによる自動認識のため、認識後の補正は行っておりません)
    透明テキストの修正は対応しておりません。
  • 書類溶解

    書類溶解
    電子化した書類を復元不可の溶解処理を行います。

サービス導入事例

導入事例1

業種:電気通信業
対象書類:オフィス書類全般

BEFORE

オフィス書類全般をオフィス内に保管していたが、オフィス移転を機に紙媒体の電子化が急務となった。

オフィス書類全般をオフィス内に保管していたが、オフィス移転を機に紙媒体の電子化が急務となった。

移転に伴い保管スペース不足

  • 書類が慢性的に散在
  • オフィス移転時までに電子化が必須

AFTER

4ヶ月間で300,000枚の電子化を実施。(ドッチファイル400冊、キャビネット5本分)

4ヶ月間で300,000枚の電子化を実施。(ドッチファイル400冊、キャビネット5本分)

キャビネット5本分削減

  • 紙媒体の書類50%削減
  • 電子化することで自席から閲覧可能

【 費用 】8,000千円

【 運用期間 】4ヶ月

【 利用サービス 】文書スキャンサービス

導入事例2

業種:人材派遣事業・有料職業紹介事業
対象書類:派遣社員の人事関連書類

BEFORE

人事関連書類を本社で一元管理。各事業所からの原本移送が発生し、輸送リードタイムも長く、紛失リスクが常に付きまとう。

文書スキャニング人材派遣導入事例の導入前の課題

拠点間の書類移送が不安

  • 移送に時間がかかる
  • 紛失リスク
  • 資格等の有効期限のあるものの管理が煩雑

AFTER

各事業所でスキャニングを実施することで、輸送リードタイム削減と紛失リスクを削減。1ヶ月間で本社保管していた12,000枚の電子化を実施。

人材派遣業様の文書スキャニング導入で課題解決事例
  • 輸送リードタイム削減
  • 紛失リスク削減
  • アラーム通知により、書類更新作業が容易に

【 費用 】 スキャニング作業:700千円

【 運用期間 】継続

【 利用サービス 】文書スキャンサービス 、BOX

よくあるご質問

Question費用はどのくらいですか

Answer条件により異なりますので、お問い合わせください。

Question見積を依頼する際、どのような情報が必要ですか

Answer書類の枚数やサイズ、製本状態等の形状、付帯作業(ホチキス外し等)の数、PDFファイル名やフォルダ仕分けの条件が必要です。
詳細はお問い合わせください。

Questionスキャンで預けている書類が必要になった際、書類の取寄せはできますか

Answerできます。
原本が必要ない場合は、先にスキャン作業を実施し、データをお渡しすることもできます。
返却のスケジュール等は別途調整させていただきます。

Question納期はどのくらいになりますか

Answer作業ボリュームにより異なります。
ご要望に沿ったスケジュールを組ませていただきますので、ご相談ください。

QuestionOCRを行うことはできますか

AnswerOCR付きでスキャンすることはできます。
ただし、手書きの文書等は正確に読取れない可能性があります。また、透明テキストの修正は対応しておりません。

Questionスキャニング後の原本を保管することはできますか

Answerできます。
原本が必要ない場合は、先にスキャン作業を実施し、データをお渡しすることもできます。
返却のスケジュール等は別途調整させていただきます。

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