マイナンバー収集代行サービス(個人番号関係事務アウトソーシング)

マイナンバーに係わる収集・保管などの各業務をワンストップでご提供!

  • 業務効率化に関する課題
  • インフラ・セキュリティに関する課題

マイナンバー収集代行サービス(個人番号関係事務アウトソーシング)

 

ヤマトシステム開発のマイナンバー収納代行サービスの導入事例

今こそ、マイナンバー関連業務を見直すタイミングです。

マイナンバー収集・保管代行のアウトソーシング・代行ならヤマトシステム開発のマイナンバー収集代行サービス

 

厳格な管理が求められるマイナンバーを含む特定個人情報。当社ではセキュリティのノウハウを生かし、これまでに「幅広い業種・業界」「社員・外部個人事業主」のマイナンバー収集・管理、さまざまな調書作成までおこなっています。

マイナンバー業務に関する「幅広く、数多くのノウハウ」を活かし、マイナンバー御担当者様のバックオフィス業務を軽減し、アウトソーシングいたします。

 

 

 

当社ではマイナンバー専用事務センターで、書類審査からデータ化までの作業を行います。

データ化したマイナンバーデータは、組織的安全管理措置・人的安全管理措置・物理的安全管理措置など厳格厳重なセキュリティ対策を講じた当社のデータセンターで安全にお預かりいたします。詳細は「ヤマトシステム開発について」よりご覧いただけます。

 

また、「マイナンバー収集キット」をご用意していますので、すぐにスタートすることができます。

「マイナンバー収集キット」は2パターンご用意しております。誰にでもわかりやすいユニバーサルデザインのパターンと、自由に設定できる可変項目が多いパターンの2種類ございます。

どちらのパターンにも、1枚ごとに管理用QRをつけ、誤封入やマイナンバーの誤登録がないようにしております。

人事システムのリプレースに伴いご導入いただいたお客様や、スタートアップのお客様、大学法人、外資の医療系など幅広く多くのご導入実績がございます。

サービス概要

マイナンバー収集・保管代行のアウトソーシング・代行ならヤマトシステム開発のマイナンバー収集代行サービス

 

 

ヤマトシステム開発が選ばれる3つの理由

  • エンドユーザーの環境に応じたさまざまなメニュー選択

    マイナンバー収集対象者の環境を選ばず、「書面郵送」「Web」の収集パターンが選択可能!

    収集対象者の環境を選びません

    ・マイナンバー収集方法は、「書面郵送」と「Web」の2パターンをご用意。

    ・収集キットの文面は収集対象者ごとにカスタマイズが可能。

    ・法定調書は電子申請用データ作成だけでなく、紙への印刷も可能。

    ※Web…パソコン、スマートフォン、タブレットなど(詳細はお問い合わせください)

  • スムーズに収集開始

    マイナンバー収集代行サービスの運用は高度なセキュリティ対策でワンストップクローズド運用

    収集キットを使って事前の準備も楽に!

    ・収集キットを利用して簡単に案内書面等を作成可能。

    ・ガイドラインに準拠した案内書サンプルを複数ご用意。

    ・対象者リストを準備すれば、マイナンバーの収集開始。

  • 安心のセキュリティ対策

    マイナンバー収集代行サービスの運用は高度なセキュリティ対策でワンストップクローズド運用

    高度なセキュリティ対策でワンストップクローズド運用

    ・ヤマトグループのデータも取扱う、24時間365日有人監視の堅牢なセキュリティ対策を講じた当社のデータセンターにてデータを保管。

    ・自社設備を利用したバックオフィス業務から、マイナンバーを取り扱う全ての工程を当社1社によるクローズド運用。

    (社外への情報の持出や作業を別会社へ再委託することはありません。)

利用シーン

主な利用シーンの一例です。

その他、さまざまな業種・業務に対応しておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

部署 人事 従業員・アルバイト
経理 外部取引先(個人事業主)
業界 不動産 不動産所有者、土地所有者
出版 カメラマン・イラストレーター・デザイナー
大学 外部講師

導入事例

学校法人 導入事例

収集対象者:職員、講師などの外部取引先

収集件数:約1,500件/年

対象者に合わせた運用方法を選択することで、年間コスト約20万円削減を実現

BEFORE 学校法人様の課題

マイナンバー収集の課題
(1)
対象者を絞らず未提出者全員に督促案内を自動送付したため、余計なコストが発生や、対象者からのお問い合わせ対応が大きな負担
(2)
返信用キットの紛失によるお問い合わせ対応が多く、また再発送が大きな負担

AFTER「マイナンバー収集代行サービス」を導入した結果

マイナンバー収集代行サービスの導入結果
(1)
督促案内を発送する対象者を限定し実施、催促件数が年間600件→100件へ減少年間コスト約20万円削減
(2)
督促案内と共に返信用キットを同封して送付し、再発送依頼が年間50件→0件

導入実績

個人番号収集件数 105万件、 導入社数 135

 

金融業 26社、 不動産業 23社、 サービス業 16社、 卸売・小売業 15社、 出版業 11
製造業 8社、 学校法人 6法人、 医療業 6社、 財団法人 4法人、 その他 20

2024年3月現在

 

運用実績は一部抜粋にて掲載しております。
当サービスは「フルアウトソーシング」「一部アウトソーシング」を選択いただけます。
作業件数制限は設定しておりません。

業種 運用作業件数
(単位:人)
収集対象者 作業実績
収集(紙) 収集(Web) 保管・管理 法定調書作成
小売業 1,000 従業員
(アルバイト、パート)
-
不動産業 10,000 個人事業主
(不動産オーナー)
5,000 従業員
保険業 18,000 保険契約者 -
メディア業 10 個人事業主
(カメラマン等)
-
出版業 490 元従業員
(年金受給者)
- - -
800 個人事業主
(作家)
医療、福祉業 250 個人事業主
(医師)
- - -
第二種金融取引業 12,000 個人投資家
国立大学法人 200 個人事業主
(外部講師)
1,000 従業員、アルバイト - -

対応可能な法定調書

共通

  • ・報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
  • ・給与支払報告書
  • ・退職所得の源泉徴収票
  • ・給与所得の源泉徴収票
  • ・不動産の使用料等の支払調書

広告業、不動産業

  • ・不動産等の売買または貸付けのあっせん手数料の支払調書
  • ・不動産の譲受けの対価の支払調書

保険業

  • ・生命保険金、共済金受取人別支払調書
  • ・生命保険契約等の一時金の支払調書
  • ・生命保険契約等の年金の支払調書
  • ・損害保険契約等の満期返戻金等の支払調書
  • ・損害保険契約等の年金の支払調書
  • ・保険等代理報酬の支払調書

持株会社、金融業界(投資ファンド)

  • ・配当金とみなす金額に関する支払調書
  • ・匿名組合契約等の利益の分配の支払調書
  • ・先物取引に関する支払調書
  • ・金地金等の譲渡の対価の支払調書
  • ・信託に関する受益者別(委託者別)調書
  • ・利子等の支払調書
  • ・株式等の譲渡の対価等の支払調書
  • ・保険契約者等の異動に関する調書

よくあるご質問(全般)

Question従業員のマイナンバーは収集完了しています。外部の個人事業主分だけでも委託できますか?

Answer対応できます。
案内書を従業員用、個人事業主用と使い分けることができますので、後から従業員分の追加収集も対応できます。

Question委託するにあたって、最少人数などは決まっていますか?

Answer1名から対応できます。

Questionトータルアウトソーシングではなく、一部分だけ提供いただく事はできますか?

Answer本サービスは、収集からデータ保管・調書の作成提出までが標準サービスですが、ご要望に応じて、部分提供もできます。
実例として、自社システムで調書作成を実施されるお客様については、収集からデータ納品まででご利用いただいております。

Question実際に案内書の郵送開始まで、どのくらいの日数がかかりますか?

Answer契約締結から概ね1ヶ月程度です。

Question外国籍の方のマイナンバー収集はできますか?

Answerマイナンバーが付与されている方(日本国内に住民票がある方、在留カードをもっている中長期在留者など)であれば収集できます。

Question導入費用を教えてください。

Answer作業範囲、案内書の作成内容など確認項目があるため、まずは貴社の状況をヒアリングさせていただき提案させていただきます。
また、貴社の負担を最小限にする導入提案もできますので、お気軽にお問い合わせください。

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よくあるご質問(案内書について)

Question案内書の書面や封筒に自社のロゴなどを印字することはできますか?

Answer案内書の書面にお客様の企業ロゴを印字することはできます。
また、封筒自体にロゴを印字することはできませんが、封筒の窓から案内書に印字したロゴが見える様式です。

Question案内書の封筒は自社のイメージカラーのものを利用することはできますか?

Answer制約はありますが、個別のオーダーにも対応しております。
お気軽にお問い合わせください。

Questionマイナンバー収集時の案内書は、自社で作成したものを利用することはできますか?

Answer利用できません。
書類審査やマイナンバーデータ化等の機械処理に必要な仕掛けを組み込んでおりますので、当社でご用意しております案内書フォーマットをご利用ください。
案内書(当社サンプル)の文言はカスタマイズができます。
また、複数登録することもできますので、利用用途や収集する対象の方によって使い分けていただくこともできます。

Question案内書に別添資料も同封して送付することはできますか?

Answer印刷封入封緘は自動処理を実施しておりますので、原則同封できません。

Question収集対象者に対して郵送ではなく、自社の担当者から直接配布したい。できますか?

Answerできます。
収集対象の方への直接郵送の他に、お客様の本社宛などの指定された宛先に一括納品することもできます。

Question収集案内を電子メールで通知することはできますか?

Answer電子メールでの案内通知はセキュリティ等の観点から、当社では対応できません。
ex.依頼主企業とは別ドメインにメールによる不審感、迷惑メールブロックによる未着、メール見落としなど

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よくあるご質問(収集について)

Question収集時の事故を防ぐために郵送履歴を残したいのですが、方法はありますか?

Answer「書面郵送」の場合は、「簡易書留」や「特定記録」などの郵便オプションサービスを付与することができます。
「Web」で収集の場合は、アップロードの履歴情報を残しています。

Question「書面郵送」か「Web」のどちらで収集するかは、事前にどちらかを選択するのですか?

Answer収集方法は、「郵送のみ」か「郵送・Web兼用」の2種類をご用意しております。
案内書送付前の事前打合せ時に、どちらを利用されるかを確認させていただきます。
「 郵送・Web兼用」については、収集対象の方のお好みでどちらかを選んでいただくことができます。

QuestionWebで収集する場合、デバイスの制限はありますか?

Answer動作確認済みデバイスは、スマートフォン( iPhone:iOS6以上/safari、Android:Android4.4以上 /Chrome30以上)のみです。
PC、タブレット、携帯電話等については動作保証外となります。

Questionマイナンバーの収集状況はどのように確認できますか?

Answer収集対象の方一人ひとりの作業履歴や進捗情報をまとめたデータを確認できます。

Questionマイナンバー収集業務のみを、依頼することはできますか?

Answerできます。
収集したマイナンバーを当社では保管せずに、都度データを納品することができます。
ex.自社システムで調書作成を実施されるお客様については、収集からデータ納品まででご利用いただいております。

Question返送手段として、ヤマト運輸の配送サービスは利用できますか?

Answerできません。
マイナンバーの案内書や収集対象の方からの返送書類は、信書に該当するため「宅急便」や「宅急便コンパクト」等のヤマト運輸の配送サービスは利用できません。

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よくあるご質問(保管・管理について)

Questionマイナンバーが記載された紙媒体は、どのように保管していますか?

Answer特定個人情報取扱い実施者のみ入室を許可している
当社マイナンバールーム (安全管理措置に則った作業区画)内の原本保管庫で厳重に管理します。
また、1通ごとに案内書作成時点から個体管理を実施し、機密処理まで生涯トレースを実施します。

Questionマイナンバーの保管を委託するが、業務都合上、数名分のマイナンバーだけを知る必要が発生した。保管しているマイナンバーはどのように確認できますか?

Answer当社指定データ様式(CSVファイル形式)でマイナンバー納品依頼を送付いただきます。
その後、該当マイナンバーを付与して返送いたします。
※直接、マイナンバーを閲覧できるWeb画面等のご用意はございません。

よくあるご質問(法定調書について)

Question法定調書作成を委託すると、どんなメリットがありますか?

Answerマイナンバーの収集を委託しても、法定調書を自社で作成する場合、マイナンバーに触れることになります。
そのため、番号法やガイドラインで指定される安全管理措置をおこなう必要が生じます。
法定調書作成までを委託することで、マイナンバーに触れることなく、調書提出が可能になります。

Question法定調書の本人控えも作成委託できますか?

Answerできます。
マイナンバー付の税務署提出用だけでなく、マイナンバー無しの会社控え、本人控えの帳票作成もできます。
また、本人控え(マイナンバー未記載)を直接郵送するオプションサービスもご用意しております。

Question法定調書の種類も複数発生しますが、何種類まで対応できますか?

Answer特に、制限はございません。
お気軽にお問い合わせください。

Question法定調書作成の中に源泉徴収票も含まれますか?

Answerはい。
源泉徴収票や給与支払い報告書も含まれます。

Question法定調書の行政提出は当社契約の税理士事務所から実施しますが、法定調書作成・税理士事務所への納品はできますか?

Answerお客様の本社宛や、税理士事務所など、ご指定の宛先への納品もできます。

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マイナンバーに関するリンク

マイナンバー 社会保証・税番号制度

 

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