導入事例
導入事例
三菱地所プロパティマネジメント様は、「想いをつなぎ、心躍る場を共に。」をビジョンにオフィスビル、商業施設等といった資産の運用管理を行い、収益の最大化や最適化、施設の魅力を高めていくプロパティマネジメント事業をおこなっています。
三菱地所グループの総合力を基に、オーナー様、テナント様の不動産に関するあらゆる課題解決をお手伝いし、オフィスビルや商業施設、そしてエリア全体の新たな価値の創造に取り組んでいます。日々の施設環境を充実させるなど、街に集う全ての人々に対して「安全・安心・快適・清潔」な環境を提供することで、ビルの価値・評価を高めています。
今回は、総務部の塚本様、佐瀬様へお話を伺いました。
法人のお客様との契約書を全国の拠点や商業施設で保管していましたが、年々契約は増加しており、それに伴って契約書を保管する場所(キャビネット)の不足が課題になっていました。
また、各拠点の担当者にとっては、お客様との契約内容を確認するために膨大にある契約書から該当の書類を探すことに手間と時間がかかることが課題となっていました。
解決策として契約書の電子化を行うことになりましたが、契約書には重要事項が記載されています。電子化する拠点へ契約書を集めるにあたっては、単なる運搬サービスではなく、セキュリティを確保した上で運ぶ必要がありました。
Webで検索していくつかのセキュリティ配送サービスと比較を行いました。運ぶ物品への施錠サービスや、リアルタイムで位置情報が分かるサービスはいくつかありましたが、両方を満たすサービスはヤマトシステム開発のみでした。
セキュリティmoduleは、施錠や位置情報の確認に加え、いつ・どこで・誰が開閉したか24時間リアルタイムで開錠履歴確認できる点、異常な開錠が行われた場合に通知が届く点も導入のポイントとなりました。
契約書を運搬する「輸送セキュリティケース」の構造上、重要な契約書が運搬中に誤って飛び出してしまうこともなく、運搬中の事故は起きていません。また、「輸送セキュリティケース」はジュラルミン製でしっかりしたつくりになっているため、袋や段ボールに入れて送付するよりも安心感があります。
日々増加していく契約書の保管の場所が空き、全国の拠点や商業施設のキャビネットに余裕ができました。
契約内容をお客様先やテレワーク時でもクラウド上に契約書のデータがあるため、その場で探して確認することが出来ました。
これまで契約書紛失などの事故が起きていないのは「セキュリティmodule」のおかげです。今後もサービスの品質を維持していただき、当社の契約書管理におけるセキュリティの実現とブランドイメージの維持に寄与いただきたいです。
三菱地所プロパティマネジメント様が従来課題とされていた、各拠点の書類の回収及び電子化の業務において、当社「セキュリティmodule」サービスも重要な役割を担っているということをお聞きし、大変光栄に感じております。そしてその業務により、現場担当者様の日々の業務効率化にもつながっているといった貴重なお話を伺うことができ、非常に嬉しく思います。
引き続きヤマトグループとしてサービス品質の維持に努めるとともに、お客様の信頼に応えていけるよう、尽力して参ります。
(ソリューション事業本部 ビジネスソリューション部 角江 宏幸・伊藤 望)
所属・役職、サービス名などは取材当時のものです。
三菱地所プロパティマネジメント株式会社 様
1991年10月1日
東京都千代田区丸の内2-2-3丸の内仲通りビル
顧客情報や申込書、社内書類、マイナンバー関連書類など、機密情報の紛失対策や輸送時のセキュリティ強化に!