導入事例

髙島屋の「社内便改革」重要書類をトレースし社内便の管理体制を革新

株式会社 髙島屋様

株式会社 髙島屋様

事業内容

百貨店事業、法人事業、通信販売事業、グループ事業

課題

・社内便の運搬状況が不透明であり、所在を確認するのが困難な状況であった
・社内便における重要書類の送付に関して、統一のルールがなかったため受渡しが不明確であった

導入効果

・社内便がトレース出来ることにより、リアルタイムで配送状況を正確に把握出来る様になった
・発着時に自動的に発送者と受領者に授受確認メールが送付され、受渡が明確になり授受確認作業も効率化された

事例概要

株式会社 髙島屋 様

髙島屋様は百貨店事業、法人事業、通信販売事業、グループ事業などを展開されています。

「重要社内便追跡サービス(クラウド)」の導入と活用について、髙島屋 総務部 リスクマネジメント担当次長 花房仁史氏にお話を伺いました。

目 次
導入の背景 ヤマトシステム開発の提案を採用した理由
社内便管理を各拠点で行っており、統一ルールがなかったため、重要情報の損失につながる危険性があった。 ・利用者の負荷を最大限軽減させること
・セキュリティが確保されたサービスであること
・多額の投資を必要とせず、利用費用が非常に安価であったこと
サービス導入後の効果と今後の期待 当社営業担当より
簡易書留換算では、年間約1,000万円のコスト減 今後もサービスの向上を念頭に、様々なご提案をさせていただきたいと思います。

 

髙島屋が社内便改革に着手

創業180周年を迎えた老舗百貨店である髙島屋では、長い歴史の中で社内便の改革を行うのは初の事だったという。ヤマトホールディングス傘下のヤマトシステム開発(株)では、宅急便で利用されている荷物問い合わせシステムのノウハウを活かし社内便の運用や管理が出来る「重要社内便追跡サービス(クラウド)」を提供している。これにより業務の共有化と一元管理を図り、社内便の追跡や誤配・遅配の防止が可能となる。このシステムを、髙島屋は採用した。

 

きっかけは、今まで様々な書類を運搬していた社内便の管理を各拠点で行っており、統一されたルールがなかったため、一歩間違えると重要な情報の損失につながる危険性を再認識したことだった。

 

「従来は内容物のチェックやトレース機能を持っておらず、重要書類の取り扱いに関する統一のルールはありませんでした。」と語るのは、髙島屋 総務部 リスクマネジメント担当次長 花房仁史氏だ。

 

「社内便は、店舗間等の物流であり、既存のルート便に商品と相乗りさせるなどで書類を運搬している部分がありました。そのため、物流費は発生せず輸送できる反面、書類の管理体制は整っていませんでした。中には、書留など高コストな物流手段を利用しているケースもあり、課題は感じていたが解決策が見出せませんでした。」

宅急便荷物問い合わせシステムのノウハウを活用した重要社内便追跡サービス(クラウド)を採用

髙島屋 総務部
リスクマネジメント担当次長
花房仁史氏
髙島屋 総務部
リスクマネジメント担当次長
花房仁史氏

トレースシステムの導入構想がスタートしたのは、2011年末のことだった。

「重要なものだけはトレースしたいと考えた時、お客様向けの配送を委託している宅急便の様なトレースシステムが理想だと考えました。自社システムとしての構築では将来的な拡張に対応しきれませんし、今後のことを考えるとクラウド型のサービスを使うべきだと判断しました」と花房氏は語る。

 

百貨店という特性上、現場で働く社員を多く抱える髙島屋では、利用者の負荷を最大限軽減させることも命題であった。「重要社内便追跡サービス(クラウド)」を導入すると、通過履歴を取得する際にバーコードリーダーで送り状を読み取り、専用クレードルに乗せるだけの簡単な運用となった。

 

また、クラウド上で部署・社員マスタ管理を行っているため簡単に送り状が作成でき、メール室の仕分け業務が効率化され誤配の低減にもつながった。

ヤマトシステム開発
セキュアトレースカンパニー
アシスタントマネージャー
阿部修平氏
ヤマトシステム開発
セキュアトレースカンパニー
アシスタントマネージャー
阿部修平氏

しかし、社員マスタのような個人情報をクラウド上で管理するため、セキュリティについては入念な確認を行った。ヤマトシステム開発 セキュアトレースカンパニー アシスタントマネージャ 阿部修平氏は、「『重要社内便追跡サービス(クラウド)』は、大手生損保を始めとする多くの金融機関に導入実績があります。また、年間十数億個の宅急便の個人情報をITで支えるノウハウが当社にはあります。そのようなセキュリティが確保されたサービスであることを評価頂きました。」と語る。

 

また費用面において花房氏は「クラウド型のサービスであれば、システム開発等の多額の投資を必要とせず、利用費用は完全変動費制であり非常に安価であったことから導入が決定しました」と語った。

簡易書留換算では、年間約1,000万円のコスト減

上:5年以上利用し続けられるリターナブル封筒
下:鍵のかかる電子ロッカーをメール室に導入するなどで、環境の安全を確保
上:5年以上利用し続けられるリターナブル封筒
下:鍵のかかる電子ロッカーをメール室に導入するなどで、環境の安全を確保

2013年7月時点で、重要書類向けに「重要社内便追跡サービス(クラウド)」を活用しているのは1カ月あたり約2,000通だ。「仮にこれらを従来通り簡易書留で発送したならば、月間約80万円のコストが発生します。重要社内便追跡サービス(クラウド)の場合、月間約3万円となり、大きなコスト削減ができました」と語る花房氏は、それ以上に大きな導入効果として「安心感」を挙げた。

 

「各種申込書や伝票など、お客様の個人情報などを含む重要書類が今どこにあるのかが分かるという安心感は大きいですね。また発着時には自動的に発送者と受領者にメールが届きますから、従来のように「送った」、「受け取った」という連絡をメールや電話で行う必要もなくなりました。」と花房氏は語った。

 

今後は社内での利用を徹底させるとともに、グループ会社への拡大展開も検討しているという。

担当者からひとこと

当社営業担当  阿部 当社営業担当 阿部

髙島屋様に重要社内便追跡サービス(クラウド)を導入していただくに当たり難しい課題もございました。導入後に、花房様より「導入前から現在に至るまで十分なサポートもあり、非常に満足しています」とお声を頂戴でき嬉しく思います。

 

現在、羽田に建設する大型物流拠点である「羽田クロノゲート」を活用した、メール室業務のアウトソーシングの追加提案をさせて頂いております。今後もサービスの向上を念頭に、様々なご提案をさせていただきたいと思います。

 

また、「重要書類をトレースしたい」という要望があれば業界・業種問わずぜひお声がけください。お客様の業務プロセス効率化にむけてお手伝いさせていただきます。

お客様ご紹介

株式会社髙島屋 様

会社名

株式会社髙島屋 様

設立

1919年8月20日(創業/1831年1月)

本社所在地

大阪府大阪市中央区難波5丁目1番5号

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