創業180周年を迎えた老舗百貨店である髙島屋では、長い歴史の中で社内便の改革を行うのは初の事だったという。ヤマトホールディングス傘下のヤマトシステム開発（株）では、宅急便で利用されている荷物問い合わせシステムのノウハウを活かし社内便の運用や管理が出来る「社内便追跡サービス（クラウド）」を提供している。これにより業務の共有化と一元管理を図り、社内便の追跡や誤配・遅配の防止が可能となる。このシステムを、髙島屋は採用した。

きっかけは、今まで様々な書類を運搬していた社内便の管理を各拠点で行っており、統一されたルールがなかったため、一歩間違えると重要な情報の損失につながる危険性を再認識したことだった。

「従来は内容物のチェックやトレース機能を持っておらず、重要書類の取り扱いに関する統一のルールはありませんでした。」と語るのは、髙島屋 総務部 リスクマネジメント担当次長 花房仁史氏だ。

「社内便は、店舗間等の物流であり、既存のルート便に商品と相乗りさせるなどで書類を運搬している部分がありました。そのため、物流費は発生せず輸送できる反面、書類の管理体制は整っていませんでした。中には、書留など高コストな物流手段を利用しているケースもあり、課題は感じていたが解決策が見出せませんでした。」

しかし、社員マスタのような個人情報をクラウド上で管理するため、セキュリティについては入念な確認を行った。ヤマトシステム開発 セキュアトレースカンパニー アシスタントマネージャ 阿部修平氏は、「『社内便追跡サービス（クラウド）』は、大手生損保を始めとする多くの金融機関に導入実績があります。また、年間十数億個の宅急便の個人情報をITで支えるノウハウが当社にはあります。そのようなセキュリティが確保されたサービスであることを評価いただきました。」と語る。

また費用面において花房氏は「クラウド型のサービスであれば、システム開発等の多額の投資を必要とせず、利用費用は完全変動費制であり非常に安価であったことから導入が決定しました」と語った。