ニーズに合ったサービス提案とコストパフォーマンス

マイナンバー収集業務の委託先を検討するにあたり、Web検索でヤマトシステム開発のマイナンバー収集代行サービス（以下「当サービス」と記載）を知りました。調べていると、マイナンバー収集代行と言ってもさまざまなサービスがあり、他社のサービスももちろん検討したのですが、自分たちの課題や実現したいことを考えたときにはオーバースペックだと感じていました。その点当サービスは当社が求める基本的なマイナンバー収集、保管・管理、法定調書作成といった必要な部分のみを利用でき、コストパフォーマンスが高いと感じました。

ヤマトグループの信頼感が取引先への安心感につながると確信

高品質な宅急便を提供しているヤマトグループの会社であったこともポイントの一つでした。収集キットを送付する際にも送り主がヤマトグループの会社であるということはマイナンバーを提出いただく不動産オーナー様の安心感にもつながるのではと思いました。その後サービスのメニューや社員の使い勝手、それらにかかるコストなども加味して検討を重ねた結果、最も評価が高かったのが、ヤマトシステム開発だと感じ導入させていただきました。

マイナンバーを社内で取り扱う必要が一切ないということが一番の効果

運用開始に向け収集キットやデータの準備を進める中で、これまでの実績をもとに収集キットの文言の提案や収集時期の調整などきめ細かく相談に乗っていただきました。その真摯な対応は好感が持てるものでしたし、今後のサービス利用において非常に心強いものでした。

導入による最も大きい効果は、何よりも社内でマイナンバーを管理する業務が一切ないということです。

マイナンバーの収集・管理という業務を自社の運用で保とうとすると、人材を確保し、さらに業務スキル・知識を維持する必要があります。また、マイナンバーの管理に必要なシステムの構築やセキュリティ対策に際して、膨大な時間とコストが必要になることも想定されます。ヤマトシステム開発へのマイナンバー収集依頼もリストを送るだけなので、難しい作業ではありません。当社で収集・管理をすることを考えると、マイナンバー業務を委託することはとても安心できるもので非常に大きな効果と感じています。

また、当サービス導入による副次的な効果として、営業担当者のマイナンバー収集に関する意識が変わってきたことがあります。当初は不動産売買時に不動産オーナー様へマイナンバーの提出を依頼することを知らない営業担当者も多く、契約時の説明不足から不信感を与えてしまい、お問い合わせや苦情につながることもありました。今ではマイナンバーの収集・管理体制が整い、周知を行ったこともあり、その重要性を理解してくれる営業担当者が増えてきています。とても嬉しかったことは、ある営業担当者が率先して全営業担当者に向けて、マイナンバー収集に関する不動産オーナー様への説明についてその重要性を発信してくれたことです。業務担当者から周知することはもちろん大切ですが、営業担当者が当事者意識をもって発信してくれたことは営業全体の意識向上につながりますし、それは不動産オーナー様の安心感にもつながっていくものだと思います。今後も社内での周知については意識をして取り組んでいきたいと思っています。