「重要情報の配送状況チェックが容易になりました」

第一生命保険株式会社様（保険業）

業種

不動産・金融・保険業

事業内容

生命保険業

課題

・授受確認作業が大変、所在確認が困難、誤仕分け・遅配のリスク

導入効果

・高セキュリティな授受管理を安価に実現、固体管理を強化し誤仕分けを防止、最新の配送状況が確認可能

導入サービス

重要社内便追跡サービス（クラウド）

第一生命保険株式会社様（保険業）

配送状況が共有化され、未着書類の発見等が容易に！
社内便の受取りや管理台帳などへの記載といった事務負荷が軽減！
ASPで、どこからでもシステムにアクセスでき、大きな組織でも有効利用！

概要

2008年10月7日（火）生損保業界新聞の「保険毎日新聞」に、第一生命保険株式会社様の「重要社内便追跡サービス（クラウド）」ご利用事例記事が紹介されました。

注目集める「重要社内便追跡サービス（クラウド）」

ヤマトグループのヤマトシステム開発（東京都江東区南砂2—5—15）が提供する「重要社内便追跡サービス（クラウド）」が大きな注目を集めている。本社と営業所、本社と支社などを日々行き交う重要書類の授受確認や配送状況チェックなどが容易にできる上、紛失・誤配・遅配の防止と早期発見に威力を発揮するからだ。生保業界大手の第一生命は、同社のサービスを活用し、成果を上げている。

第一生命が活用し成果あげる

社内便物流にも宅急便クオリティを

第一生命では本社・支社・支部合わせて約1750機関で、加入申込書や保険金請求書などの顧客情報をはじめとした書類が、1日に合計4000回行き交う。同社事務企画部事務基盤課の鳥海雅之課長補佐は「社内での受領票の受け取りや管理台帳への記載など、事務負荷がかかっていました」と語る。

そんな中、ベンダー4社の社内便管理システムの比較検討を開始したのは2007年3月頃。ヤマトシステム開発の「重要社内便追跡サービス（クラウド）」を採用した決め手は以下の3点であった。

採用した決め手

1. 第一生命の倉庫物流に対する倉庫システムの実績

2. 荷物トレースの高い技術と実績

3. ヤマトグループの物流における専門性

重要書類の配送状況チェックが容易に

社内物流の課題を解決

一般的に社内物流の課題は3つある。

1つ目は、期日指定の重要社内便は「送りました」「届きました」など電話連絡が必要で作業負荷が大きい。

2つ目は、社内便の所在確認が困難で、誤配・遅配などの際に検知が遅れる上、責任の所在が不明瞭になりがち。

3つ目は、社内便の伝票が不統一で仕分けに時間がかかることや、手書きによる宛名記載の不備などで、誤仕分け・遅配のリスクがある。

これらの課題をスッキリと解決するのが、
(1)社内便追跡ASPサービス　(2)重要書類専用資材の提供　(3)メール室授受管理システム
で構成される「重要社内便追跡サービス（クラウド）」だ。

1. 社内便追跡ASPサービス

ヤマトシステム開発の「荷物お問い合わせシステム」のノウハウを活用。封筒一通単位の高セキュリティな授受管理をリーズナブルな料金体系で実現すると同時に、Webでの確認が簡単にできる「ASP」で提供する。（※ASP…インターネットを通してアプリケーションを利用するサービス）。

具体的には、自分が出した書類や受け取る予定の社内便をすばやく検索できるため、いつでも最新の配送状況が確認可能であるほか、受取人には「送りました」という配送の旨を、また差出人には「届きました」という受領の旨をeメールで自動配信する。（第一生命では授受確認について、eメール配信ではなくWeb上での未着照会機能を充実させる方法を採用している。）

2. 重要書類専用資材の提供

重要社内便追跡サービス（クラウド）に特化した専用資材（書類の種別や行き先で色分けした封筒や、耐久性や防水性に優れた専用バッグ）を提供する。

3. 「メール室授受管理システム」

ICタグ、バーコードを利用して固体管理し、メール室で誤仕分けを防止する。

サービス導入で事務負荷が軽減

ヤマトの専門性を評価

「新しいシステム導入で、配送状況が共有化され、未着書類の発見などが容易になりました」と鳥海氏は成果を強調する。さらに「システムにどこからでもアクセスできるのは、当社のような大きな組織では特に有効です」とASPサービスを高く評価する。

事務の2層化を推進する第一生命では、今年9月中旬から支社を経由せず、支部と本社間で申込書類をダイレクトで送付する取り組みを開始。東京と大阪の25支社の傘下にある約400の支部で、「重要社内便追跡サービス（クラウド）」を順次導入している。「今後も同サービスの対象範囲を拡大していきたいと考えています」と鳥海氏は期待を込める。