マイナンバー収集代行サービス(個人番号関係事務アウトソーシング)

マイナンバーに係わる収集・保管などの各業務をワンストップでご提供!

  • 請求や支払に関わる作業を効率化したい
  • 申込書などの原票管理を効率化したい
  • セキュリティを強化したい

マイナンバー収集代行サービス(個人番号関係事務アウトソーシング)

今こそ、マイナンバー関連業務を見直すタイミングです。

 

当社では、「幅広い業種・業界」「社員・外部個人事業主」のマイナンバー収集・管理・調書作成までをご提供。

蓄積された「幅広く、数多くのノウハウ」を活かし、マイナンバー御担当者様のバックオフィス業務を軽減し、サポートいたします。

 

ヤマトシステム開発では、当社のマイナンバー専用事務センターで、書類審査からデータ化までの作業を行います。

データ化したマイナンバーデータは、厳格厳重なセキュリティ対策を講じた当社のデータセンターで安全にお預かりいたします。

また、「マイナンバー収集キット」をご用意していますので、すぐにスタートすることができます。 

サービス概要

 

不動産・ハウスメーカー様より、当社にご相談いただいたお悩みのご紹介ページはこちら!

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金融業界のお客様より、当社にご相談いただいた際のご提案事例紹介ページはこちら!

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ヤマトシステム開発が選ばれる3つの理由

エンドユーザーの環境に応じたさまざまなメニュー選択

収集対象者の環境を選びません

  • ・マイナンバー収集方法は、「書面郵送」と「Web」の2パターンをご用意。
  • ・収集キットの文面は収集対象者ごとにカスタマイズが可能。
  • ・法定調書は電子申請用データ作成だけでなく、紙への印刷も可能。

※Web…パソコン、スマートフォン、タブレットなど(詳細はお問い合わせください)

収集対象者の環境を選びません

スムーズに収集開始

収集キットを使って事前の準備も楽に!

  • ・収集キットを利用して簡単に案内書面等を作成可能。
  • ・ガイドラインに準拠した案内書サンプルを複数ご用意。
  • ・対象者リストを準備すれば、マイナンバーの収集開始。
収集キットを使って事前の準備も楽に!

安心のセキュリティ対策

高度なセキュリティ対策でワンストップクローズド運用

  • ・ヤマトグループのデータも取扱う、24時間365日有人監視の堅牢なセキュリティ対策を講じた当社のデータセンターにてデータを保管。
  • ・自社設備を利用したバックオフィス業務から、マイナンバーを取り扱う全ての工程を当社1社によるクローズド運用。
    (社外への情報の持出や作業を別会社へ再委託することはありません。)
高度なセキュリティ対策でワンストップクローズド運用

料金

ご相談内容に応じて個別に御見積をさせていただきますので、お気軽にお問い合わせください。

運用実績(抜粋)

運用実績は一部抜粋にて掲載しております
当サービスは「フルアウトソーシング」「一部アウトソーシング」を選択いただけます
作業件数制限は設定しておりません

業種 運用作業件数
(単位:人)
収集対象者 作業実績
収集(紙) 収集(Web) 保管・管理 法定調書作成
飲食業 800 個人事業主
(不動産オーナー)
小売業(A社) 1,000 従業員
(アルバイト、パート)
-
小売業(B社) 2,500 個人事業主
(不動産オーナー)
- -
不動産業(A社) 10,000 個人事業主
(不動産オーナー)
5,000 従業員
不動産業(B社) 25,000 個人事業主
(不動産オーナー)
- - -
保険業(A社) 18,000 個人事業主
(保険契約者)
-
保険業(B社) 3,600 個人事業主
(保険契約者)
-
メディア業(A社) 10 個人事業主
(カメラマン等)
-
メディア業(B社) 500 個人事業主
(演者等)
出版業(A社) 490 元従業員
(年金受給者)
- - -
20 個人事業主
(作家)
-
800 個人事業主
(作家)
出版業(B社) 1,500 個人事業主
(作家)
- -
医療、福祉業 250 個人事業主
(医師)
- - -
第二種金融取引業 12,000 個人事業主
(個人投資家)

対応可能な法定調書

共通

  • ・監視報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
  • ・源泉徴収票、給与支払報告書
  • ・不動産の使用料等の支払調書

広告業、不動産業

  • ・非居住者等に支払われる人的役務提供事業の対価の支払調書
  • ・非居住者等に支払われる給与、報酬、年金及び賞金の支払調書
  • ・非居住者等に支払われる不動産の使用料等の支払調書

保険業

  • ・生命保険金、共済金受取人別支払調書
  • ・生命保険契約等の一時金の支払調書
  • ・生命保険契約等の年金の支払調書
  • ・損害保険契約等の満期返戻金等の支払調書
  • ・損害保険契約等の年金の支払調書
  • ・保険等代理報酬の支払調書

持株会社、金融業界(投資ファンド)

  • ・配当金とみなす金額に関する支払調書
  • ・株式等の譲渡の対価等の支払調書
  • ・新株予約権の行使に関する調書
  • ・特定新株予約権等、特定外国信託予約権の付与に関する調書

よくあるご質問(全般)

Question従業員のマイナンバーは収集完了しています。外部の個人事業主分だけでも委託できますか?

Answer対応できます。
案内書を従業員用、個人事業主用と使い分けることができますので、後から従業員分の追加収集も対応できます。

Question委託するにあたって、最少人数などは決まっていますか?

Answer1名から対応できます。

Questionトータルアウトソーシングではなく、一部分だけ提供いただく事はできますか?

Answer本サービスは、収集からデータ保管・調書の作成提出までが標準サービスですが、ご要望に応じて、部分提供もできます。
実例として、自社システムで調書作成を実施されるお客様については、収集からデータ納品まででご利用いただいております。

Question実際に案内書の郵送開始まで、どのくらいの日数がかかりますか?

Answer契約締結から概ね1ヶ月程度です。

Question外国籍の方のマイナンバー収集はできますか?

Answerマイナンバーが付与されている方(日本国内に住民票がある方、在留カードをもっている中長期在留者など)であれば収集できます。

Question導入費用を教えてください。

Answer作業範囲、案内書の作成内容など確認項目があるため、まずは貴社の状況をヒアリングさせていただき提案させていただきます。
また、貴社の負担を最小限にする導入提案もできますので、お気軽にお問い合わせください。

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よくあるご質問(案内書について)

Question案内書の書面や封筒に自社のロゴなどを印字することはできますか?

Answer案内書の書面にお客様の企業ロゴを印字することはできます。
また、封筒自体にロゴを印字することはできませんが、封筒の窓から案内書に印字したロゴが見える様式です。

Question案内書の封筒は自社のイメージカラーのものを利用することはできますか?

Answer制約はありますが、個別のオーダーにも対応しております。
お気軽にお問い合わせください。

Questionマイナンバー収集時の案内書は、自社で作成したものを利用することはできますか?

Answer利用できません。
書類審査やマイナンバーデータ化等の機械処理に必要な仕掛けを組み込んでおりますので、当社でご用意しております案内書フォーマットをご利用ください。
案内書(当社サンプル)の文言はカスタマイズができます。
また、複数登録することもできますので、利用用途や収集する対象の方によって使い分けていただくこともできます。

Question案内書に別添資料も同封して送付することはできますか?

Answer印刷封入封緘は自動処理を実施しておりますので、原則同封できません。

Question収集対象者に対して郵送ではなく、自社の担当者から直接配布したい。できますか?

Answerできます。
収集対象の方への直接郵送の他に、お客様の本社宛などの指定された宛先に一括納品することもできます。

Question収集案内を電子メールで通知することはできますか?

Answer電子メールでの案内通知はセキュリティ等の観点から、当社では対応できません。
ex.依頼主企業とは別ドメインにメールによる不審感、迷惑メールブロックによる未着、メール見落としなど

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よくあるご質問(収集について)

Question収集時の事故を防ぐ為に郵送履歴を残したいのですが、方法はありますか?

Answer「書面郵送」の場合は、「簡易書留」や「特定記録」などの郵便オプションサービスを付与することができます。
「Web」で収集の場合は、アップロードの履歴情報を残しています。

Question「書面郵送」か「Web」のどちらで収集するかは、事前にどちらかを選択するのですか?

Answer収集方法は、「郵送のみ」か「郵送・Web兼用」の2種類をご用意しております。
案内書送付前の事前打合せ時に、どちらを利用されるかを確認させていただきます。
「 郵送・Web兼用」については、収集対象の方のお好みでどちらかを選んでいただくことができます。

QuestionWebで収集する場合、デバイスの制限はありますか?

Answer動作確認済みデバイスは、スマートフォン( iPhone : iOS6以上 / safari、Android : Android2.2以上)のみです。
PC、タブレット、携帯電話等については動作保証外となります。

Questionマイナンバーの収集状況はどのように確認できますか?

Answer収集対象の方一人ひとりの作業履歴や進捗情報をまとめたデータを確認できます。

Questionマイナンバー収集業務のみを、依頼することはできますか?

Answerできます。
収集したマイナンバーを当社では保管せずに、都度データを納品することができます。
ex.自社システムで調書作成を実施されるお客様については、収集からデータ納品まででご利用いただいております。

Question返送手段として、ヤマト運輸の配送サービスは利用できますか?

Answerできません。
マイナンバーの案内書や収集対象の方からの返送書類は、信書に該当するため「宅急便」や「宅急便コンパクト」等のヤマト運輸の配送サービスは利用できません。

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よくあるご質問(保管・管理について)

Questionマイナンバーが記載された紙媒体は、どのように保管していますか?

Answer特定個人情報取扱い実施者のみ入室を許可している
当社マイナンバールーム (安全管理措置に則った作業区画)内の原本保管庫で厳重に管理します。
また、1通ごとに案内書作成時点から個体管理を実施し、発送から廃棄まで生涯トレースを実施します。

Questionマイナンバーの保管を委託するが、業務都合上、数名分のマイナンバーだけを知る必要が発生した。保管しているマイナンバーはどのように確認できますか?

Answer当社指定データ様式(CSVファイル形式)でマイナンバー納品依頼を送付いただきます。
その後、該当マイナンバーを付与して返送いたします。
※直接、マイナンバーを閲覧できるWeb画面等のご用意はございません。

よくあるご質問(法定調書について)

Question法定調書作成を委託すると、どんなメリットがありますか?

Answerマイナンバーの収集を委託しても、法定調書を自社で作成する場合、マイナンバーに触れることになります。
そのため、番号法やガイドラインで指定される安全管理措置をおこなう必要が生じます。
法定調書作成までを委託することで、マイナンバーに触れることなく、調書提出が可能になります。

Question法定調書の本人控えも作成委託できますか?

Answerできます。
マイナンバー付の税務署提出用だけでなく、マイナンバー無しの会社控え、本人控えの作成もできます。
また、本人控え(マイナンバー未記載)を直接郵送するオプションサービスもご用意しております。

Question法定調書の種類も複数発生しますが、何種類まで対応できますか?

Answer特に、制限はございません。
お気軽にお問い合わせください。

Question法定調書作成の中に源泉徴収票も含まれますか?

Answerはい。
源泉徴収票や給与支払い報告書も含まれます。

Question法定調書の行政提出は当社契約の税理士事務所から実施しますが、法定調書作成・税理士事務所への納品はできますか?

Answerお客様の本社宛や、税理士事務所など、ご指定の宛先への納品もできます。

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