契約書管理システム(クラウド)「イメージトレース」

文書をイメージ化して効率的に管理!

  • 申込書などの原票管理を効率化したい
  • 受発注作業を効率化したい
  • セキュリティを強化したい
  • お客様の利便性を高めたい

契約書管理システム(クラウド) 「イメージトレース」

業務における課題

  • 必要な文書の検索をしたい
  • 文書輸送の際に情報漏洩などが心配
  • 文書をもっと共有し、活用したい

サービス
導入後

業務の課題解決

  • イメージ化することで文書の検索など管理にかかる手間を解消!
  • トレース(追跡)や堅牢なIDCで保管することで、文書輸送時のリスクから開放!
  • イメージ画像を使った情報共有化で、業務効率が向上!

サービス概要

ヤマト運輸の宅急便トレースシステム(荷物の問い合せ)に関するノウハウを蓄積しているヤマトシステム開発では、その技術を文書管理に活用し、イメージ文書の「作成・閲覧・印刷・削除」などを、「いつ・どこで・誰が・何を」行ったかトレース(追跡)します。

 

  • ・イメージ化した文書をヤマトシステム開発の堅牢なIDC(インターネットデータセンター)で保管し、検索・閲覧できます。
  • ・イメージトレース画面で、作業の進捗状況を文書1枚単位で管理することができます。
  • ・イメージ化から廃棄・その他の文書管理関連業務をワンストップサービスでご提供します。

料金

1. ASP初期設定費用 ¥200,000/式 ※100IDまでの設定費用が含まれています。
2. イメージ画像保管費用 ¥50,000~/月 ※画像容量15GBまで。

※掲載価格は税抜価格です。

サービスの特長・導入効果

文書移動に伴うリスクを回避

文書管理をイメージ画像の授受で行うので、物理的な移動に伴う紛失や漏洩といったリスクが発生しません。

文書のトレース(追跡)が可能

イメージ文書の「作成・閲覧・印刷・削除」などを「いつ・どこで・誰が・何を」行ったか、といったデータのトレース情報を取得することで、セキュリティを強化できます。

イメージ文書の検索が可能

パソコンから対象のイメージ文書を素早く検索し、閲覧する事が可能になります。

オプションでさらに文書を活用

イメージ文書を活用した文書管理サービス以外にも多数のオプションをご用意しています。

機能・仕様

イメージ化により、文書管理の工程を把握 登録した文書1枚毎に、いつ・誰が・どこで・どの行為を行ったかを確認することができます。
登録・閲覧・出力・削除等の各工程に対して、それを行った個人・日時をトレースできます。
登録・削除 イメージ文書を簡単に登録・削除できます。
検索 条件・種別・処理日などお客様の必要な検索項目にあわせた形で検索ができます。
閲覧 カラー・白黒でスキャニングしたイメージ文書を閲覧できます。その際、利用者毎に権限を与えて公開レベルを制限する事もできます。
利用者管理・各種設定 管理者情報・ユーザー情報・グループ情報の初期設定や変更を管理者メニューから行えます。

よくあるご質問

Question申込んでからどれくらいの期間で使えるようになりますか。

Answerお申込頂いてから1週間程度で利用可能となりますが、利用される前に利用開始希望日をお知らせください。

Question登録されている文書の保存期間はどれくらいですか。

Answer登録されている文書の保存期間はお客様毎に自由に選択することができます。ご利用になられる前にお知らせください。

Question携帯やモバイル端末から文書を閲覧出来ますか。

Answer携帯電話及びモバイル端末での閲覧は動作未確認となりますので、推奨環境でのご利用をお願いいたします。

利用例

イメージ化による文書管理に適した文書種類

保険・通信業界 申込書・誓約書・契約書等
サービス業界 会員申込書・履歴書等
その他業界 図面・請求書・納品書・各種資料等

オプション

文書管理付帯サービス

1. 文書スキャニングサービス
2. イメージエントリーサービス
3. 文書保管・廃棄サービス
4. スキャナ販売

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