FAX受発注業務効率化支援システム「デジタル化サービス」

ヤマトシステム開発がお客様の受注業務の効率化を実現します。

  • 物流業務を効率化したい
  • 請求や支払に関わる作業を効率化したい
  • 申込書などの原票管理を効率化したい
  • 受発注作業を効率化したい
  • FAXを使用した業務を効率化したい

FAX受発注業務効率化支援システム 「デジタル化サービス」

サービス概要

テレワークを行いにくい「受注業務」を、withコロナ時代に備えて 在宅勤務体制でも業務を継続できる「注文書デジタル化サービス」で解決いたします。
受注業務にこんなお悩みございませんか?

事業継続リスク

Case1) 昨今のコロナ対策で在宅勤務を推奨したかったが…お取引先様からのFAX注文が事務所に届いてしまう為、社員を出社させざるを得なかった。

業務品質悪化

Case2) 受注担当者が体調不良で出社する事ができず、通常より少ない人数で対応したことにより、出荷が遅延してお客様にご迷惑をおかけしてしまった。

生産性低下

Case3) 在宅で受注業務ができる環境が整備されていない為、作業に通常より時間がかかってしまう。

 

withコロナ時代に対応した受発注業務を

ヤマトシステム開発が効率化を実現します!ご相談ください。 

特長・導入効果

注文書デジタル化サービスはFAX注文における受注入力が在宅で実現できます。

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お客様の声

A社受注責任者様

・食品製造業サラ男性腰上指さし.png

・扱い品目:家庭用加工食品

・月次処理件数:約20,000件

元々はパッケージの仕組みを導入していたが、1年前にクラウド型の本サービスを導入。

クラウド型の為、コロナ禍の自粛期間中にも円滑に在宅勤務体制をとることができ、業務をスムーズに行うことができた。

B社受注担当者様

・食品製造卸売業サラ男性_両手上げ.png

・扱い品目:お菓子

・月次処理件数:約2,000件

取扱い商材別に受注部門が存在しており、今まで一部門でこのサービスを導入していた。

コロナの第二波、第三波に備え他部門での導入も早急に進めるべく準備をしている。

C社責任者様

・包装資材製造業サラ男性腰上腕組.png

・扱い品目:包装資材

・月次処理件数:約6,000件

取扱い注文書の一部を本サービスで処理していたが、コロナ禍となり在宅勤務体制を整える為に取扱い注文書の数を拡大した。

在宅勤務できる人数が多くなり、受注業務のBCP対策ができた。

デジタル化サービス開始までの流れ

  • STEP1

    業務ヒアリング・課題整理

    業務ヒアリング・課題整理
  • STEP2

    御見積

    御見積
  • STEP3

    ご契約

    ご契約
  • STEP4

    業務組立

    業務組立
  • STEP5

    テスト運用

    テスト運用
  • STEP6

    本番運用

    デジタル化HPテレワーク風人物イラスト.png

デジタル化サービスが選ばれる理由

低コスト・低リスク

クラウドサービスの利用により安心利用 

  • ・固定費ではなく変動費で利用ができるため、コスト削減につなげることができます。
  • ・ハードやソフトを導入する必要がなく、インターネット環境があれば利用できます。お客様側での保守や監視は必要ありません。

万全のBCP対策

全国各地の運用センターにて分散処理

  • ・お客様に安心してご利用いただくために全国各地のセンターにて運用

安心のセキュリティ対策

高度なデータセンターで安全管理

  • ・お客様のデータは24時間監視体制のデータセンターで安全に保管しています。
  • ・データセンターの情報漏えい対策、災害対策、システム障害はもちろん、従業員への定期的な教育・訓練も実施 

精度の高いデータを提供

補正作業も代行できるサービス (オプション) 

  • ・システム(AI・OCR)でのデータ化にプラスして当社オペレーターによる補正作業を実施します。精度の高いデータをご納品いたします。

RPAと連携した場合

「注文書デジタル化サービス」RPA連携することで、テキスト化した注文情報を貴社システムに自動的に取り込むこと(業務自動化)が可能です。

RPA人物イラスト変更.png

※RPAについてはこちらにてご説明しております。

料金

ご相談内容に応じて個別に御見積をさせていただきますので、お気軽にお問い合わせください。

よくあるご質問(全般)

QuestionOCRとは何ですか。

Answer紙面を写した画像などを解析して、その中に含まれる文字や記号を検出しシステム上で文字データとして検出する、自動文字認識の仕組みです。

Question利用環境に制約はありますか。

Answer推奨利用環境は下記となります。
OS Windows 7以降
ブラウザ Internet Explorer 11
ネットワーク環境 10Mbps以上

Question複数拠点でサービスの利用はできますか。

Answerできます。
希望される拠点毎にインターネット環境に繋がったパソコンがあれば、ご利用できます。

Question注文書フォーマットが複数ありますが、何種類まで対応できますか。

Answer特に制限はございません。お気軽にご相談ください。

Questionエンドユーザーから注文書が届いてから、データ化されるまでの時間はどのくらいですか。

Answer要件により変わるため、まずは貴社の状況をヒアリングさせていただき、提案させていただきます。

Question手書き文字は読取れますか。

Answer内容により制約がありますので、まずはお気軽にご相談ください。

Question委託するにあたって、最少注文書数などは決まっていますか。

Answer枚数に制限はありません。

Question日曜・祝日にも受注業務があります。委託できますか。

Answerできます。
土日・祝日を含めて、対応させていただきます。

Question業務を委託すると、どんなメリットがありますか。

Answer本サービスをご利用いただくことにより、コスト削減・業務時間の短縮等・受注業務全体の効率化に繋げることができます。

もっとみる

初期登録・設定について

QuestionFAX番号は変更になりますか。

Answer変更となります。
当社より貴社専用のFAX番号を付与させていただきます。

QuestionFAX番号を変更することはできません。それでもサービスを利用することはできますか。

AnswerFAX番号の変更が不可能な場合は、下記2パターンのどちらかを実施いただきます。
(1) Webアップロード
専用Webサイトから注文書のイメージファイルをアップロード
(2) FAX転送
新しく付与させていただくFAX番号へ転送

QuestionFAX番号を複数取得することはできますか。

Answerできます。
お気軽にご相談ください。

Question注文書フォーマットは自社フォーマットをそのまま利用できますか。

Answer内容により制限はありますが、個別のオーダーにも対応しております。
お気軽にご相談ください。

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機能・操作について

Questionデータ納品はどのように行われますか。

Answer専用Webサイトへデータが納品されます。
その後、お客様ご自身で専用Webサイトにログインいただき、画面よりテキストデータをダウンロードしていただきます。

Question専用Webサイトには、何人まで同時ログインができますか。

Answer特に制限はございません。

Question注文書を紙媒体で保管したいのですが、できますか。

Answerできます。
専用Webサイトより、対象の注文書イメージファイルをお客様ご自身で印刷していただきます。

データ連携について

Question基幹システム、受注システムにデータ取込み口がありません。サービスを利用できますか。

Answerそのままではご利用できません。
サービスをご利用いただくには、データ取込み口を貴社にてご準備いただく必要があります。

Question納品データのレイアウトは変更できますか。

Answer内容により制限はありますが、個別のオーダーにも対応しております。
お気軽にご相談ください。

料金について

Question導入費用を教えてください。

Answer作業範囲、案内書の作成内容など確認項目があるため、まずは貴社の状況をヒアリングさせていただき、提案させていただきます。
また、貴社の負担を最小限にする導入提案を行っておりますので、お気軽にお問い合わせください。

Question料金の支払い方法を教えてください。

Answer「当社指定口座へのお支払い」もしくは「口座振替」をご利用いただけます。
1ヶ月毎にデータ化した枚数分のご請求となります。

契約について

Question契約から導入・稼動までの期間はどのくらいですか。

Answer必須情報(※)が揃っていれば、ご契約からテスト稼動まで最短2ヶ月からとさせていただいています。
詳細はお気軽にお問い合わせください。
※必須情報・・・「納品レイアウト」「対象帳票」「データ項目」「稼動日時」「締め時間」など

Question契約をしたいのですが、どうすればいいですか。

Answer当社社員が直接お伺いし、サービス内容・契約についてご説明いたします。
契約については、当社指定フォーマットの契約書を締結いただきます。

サポートについて

Questionサポートセンターはありますか。

Answer専用のサポートセンターをご用意しております。

Question直接現場でのサポートを受けることはできますか。

Answerできます。
導入時はもちろん、導入後もサポート対応させていただきます。

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