FAX受発注業務効率化支援システム「デジタル化サービス」

ヤマトシステム開発がお客様の受注業務の効率化を実現します。

  • 物流業務を効率化したい
  • 請求や支払に関わる作業を効率化したい
  • 申込書などの原票管理を効率化したい
  • 受発注作業を効率化したい
  • FAXを使用した業務を効率化したい

FAX受発注業務効率化支援システム 「デジタル化サービス」

サービス概要

デジタル化サービスとは

・日々、締め時間に追われている 

・属人化している業務のため、リカバリーできない

・慢性的な人員不足

 

上記のようなお悩みでお困りの企業様

ヤマトシステム開発がお客様の受注業務の効率化を実現します。

特長・導入効果

AI・OCRを利用し素早いデータ化!

AI・OCRを利用してFAX注文書のデータ化を行うことにより、効率的な受注業務を実現します。

人に依存しない受注業務の確立!

注文内容のデータ化を当社で実施することにより、属人化している入力業務を平準化します。 

入力業務の削減による業務効率UP!

入力業務を当社で実施することにより、貴社の作業量を削減し効率的な受注業務を実現します。 

紙の削減(ペーパレス化)

FAXを当社で受信することにより、出力する紙を削減します。

※本サービスでは受信したFAXをデータ(PDF) 受信するため、紙の排出を行いません。必要に応じて専用のWeb画面から印刷ができます。

クラウドサービスのため 低投資・低リスク!

ソフト、ハードなどの購入は一切不要、自社構築に比べ安価に導入ができます。維持管理コストもかかりません。

※ご利用がない場合は、ミニマム費用が発生いたします。

導入事例

O社様の場合

悩み

繁忙期に注文量が通常の二倍になり締め時間に間に合わず、オペレーターが残業して処理をしている。

 

サービス利用で解決

繁忙期も締め時間に間に合うように処理が可能となった。

 

その後の効果

繁忙期間中の平均残業を1人・1日当たり3時間削減することができた。

T社様の場合

悩み

オペレーターが急に退職してしまうことがあり、人員補充ができるまで管理者が入力作業を手伝うこともある。

 

サービス利用で解決

オペレーターの人数に関係なく、業務を安定稼働させるようになり、5名体制から4名体制で業務を行うことができるようになった。

 

その後の効果

オペレーターの補充が必要なくなり人員も削減することができたため、コスト削減することができた。

N社様の場合

悩み

特定取引先の注文処理業務が煩雑化しており、処理人員を多くしたいが、人員に限りがある。そのため処理遅延が起きる場合がある。

 

サービス利用で解決

特定取引先様以外の処理を当社で対応することにより、特定取引先様の処理人員を多くすることができるようになった。

 

その後の効果

オペレーターの勤務開始時間を遅く(9時→10時開始)することができたため、コスト削減にもつながった

RPAと連携した場合

「注文書デジタル化サービス」RPA連携することで、テキスト化した注文情報を貴社システムに自動的に取り込むこと(業務自動化)が可能です。

 

デジタル化RPA活用例.png

※RPAについてはこちらにてご説明しております。

デジタル化サービス開始までの流れ

  • STEP1

    業務ヒアリング・課題整理

    業務ヒアリング・課題整理
  • STEP2

    御見積

    御見積
  • STEP3

    ご契約

    ご契約
  • STEP4

    業務組立

    業務組立
  • STEP5

    テスト運用

    テスト運用
  • STEP6

    本番運用

    本番運用

デジタル化サービスが選ばれる理由

低コスト・低リスク

クラウドサービスの利用により安心利用 

  • ・固定費ではなく変動費で利用ができるため、コスト削減につなげることができます。
  • ・ハードやソフトを導入する必要がなく、インターネット環境があれば利用できます。お客様側での保守や監視は必要ありません。

万全のBCP対策

全国各地の運用センターにて分散処理

  • ・お客様に安心してご利用いただくために全国各地のセンターにて運用

安心のセキュリティ対策

高度なデータセンターで安全管理

  • ・お客様のデータは24時間監視体制のデータセンターで安全に保管しています。
  • ・データセンターの情報漏えい対策、災害対策、システム障害はもちろん、従業員への定期的な教育・訓練も実施 

精度の高いデータを提供

補正作業も代行できるサービス (オプション) 

  • ・システム(AI・OCR)でのデータ化にプラスして当社オペレーターによる補正作業を実施します。精度の高いデータをご納品いたします。

料金

ご相談内容に応じて個別に御見積をさせていただきますので、お気軽にお問い合わせください。

よくあるご質問(全般)

QuestionOCRとは何ですか。

Answer紙面を写した画像などを解析して、その中に含まれる文字や記号を検出しシステム上で文字データとして検出する、自動文字認識の仕組みです。

Question利用環境に制約はありますか。

Answer推奨利用環境は下記となります。
OS Windows 7以降
ブラウザ Internet Explorer 11
ネットワーク環境 10Mbps以上

Question複数拠点でサービスの利用はできますか。

Answerできます。
希望される拠点毎にインターネット環境に繋がったパソコンがあれば、ご利用できます。

Question注文書フォーマットが複数ありますが、何種類まで対応できますか。

Answer特に制限はございません。お気軽にご相談ください。

Questionエンドユーザーから注文書が届いてから、データ化されるまでの時間はどのくらいですか。

Answer要件により変わるため、まずは貴社の状況をヒアリングさせていただき、提案させていただきます。

Question手書き文字は読取れますか。

Answer内容により制約がありますので、まずはお気軽にご相談ください。

Question委託するにあたって、最少注文書数などは決まっていますか。

Answer枚数に制限はありません。

Question日曜・祝日にも受注業務があります。委託できますか。

Answerできます。
土日・祝日を含めて、対応させていただきます。

Question業務を委託すると、どんなメリットがありますか。

Answer本サービスをご利用いただくことにより、コスト削減・業務時間の短縮等・受注業務全体の効率化に繋げることができます。

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初期登録・設定について

QuestionFAX番号は変更になりますか。

Answer変更となります。
当社より貴社専用のFAX番号を付与させていただきます。

QuestionFAX番号を変更することはできません。それでもサービスを利用することはできますか。

AnswerFAX番号の変更が不可能な場合は、下記2パターンのどちらかを実施いただきます。
(1) Webアップロード
専用Webサイトから注文書のイメージファイルをアップロード
(2) FAX転送
新しく付与させていただくFAX番号へ転送

QuestionFAX番号を複数取得することはできますか。

Answerできます。
お気軽にご相談ください。

Question注文書フォーマットは自社フォーマットをそのまま利用できますか。

Answer内容により制限はありますが、個別のオーダーにも対応しております。
お気軽にご相談ください。

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機能・操作について

Questionデータ納品はどのように行われますか。

Answer専用Webサイトへデータが納品されます。
その後、お客様ご自身で専用Webサイトにログインいただき、画面よりテキストデータをダウンロードしていただきます。

Question専用Webサイトには、何人まで同時ログインができますか。

Answer特に制限はございません。

Question注文書を紙媒体で保管したいのですが、できますか。

Answerできます。
専用Webサイトより、対象の注文書イメージファイルをお客様ご自身で印刷していただきます。

データ連携について

Question基幹システム、受注システムにデータ取込み口がありません。サービスを利用できますか。

Answerそのままではご利用できません。
サービスをご利用いただくには、データ取込み口を貴社にてご準備いただく必要があります。

Question納品データのレイアウトは変更できますか。

Answer内容により制限はありますが、個別のオーダーにも対応しております。
お気軽にご相談ください。

料金について

Question導入費用を教えてください。

Answer作業範囲、案内書の作成内容など確認項目があるため、まずは貴社の状況をヒアリングさせていただき、提案させていただきます。
また、貴社の負担を最小限にする導入提案を行っておりますので、お気軽にお問い合わせください。

Question料金の支払い方法を教えてください。

Answer「当社指定口座へのお支払い」もしくは「口座振替」をご利用いただけます。
1ヶ月毎にデータ化した枚数分のご請求となります。

契約について

Question契約から導入・稼動までの期間はどのくらいですか。

Answer必須情報(※)が揃っていれば、ご契約からテスト稼動まで最短2ヶ月からとさせていただいています。
詳細はお気軽にお問い合わせください。
※必須情報・・・「納品レイアウト」「対象帳票」「データ項目」「稼動日時」「締め時間」など

Question契約をしたいのですが、どうすればいいですか。

Answer当社社員が直接お伺いし、サービス内容・契約についてご説明いたします。
契約については、当社指定フォーマットの契約書を締結いただきます。

サポートについて

Questionサポートセンターはありますか。

Answer専用のサポートセンターをご用意しております。

Question直接現場でのサポートを受けることはできますか。

Answerできます。
導入時はもちろん、導入後もサポート対応させていただきます。

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