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お問い合わせ文書の電子化3つのメリット
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01
すぐ見つかる
書類を電子化することで、簡単で検索できるようになり、必要な書類を探す時間が削減できます。
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02
スリムなオフィスへ
書類は保管するだけで、そのスペース分の経費がかかります。電子化することでスペースの確保ができます。
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03
情報の共有
書類を電子化することで、同じ情報を同時に共有できます。営業の外出時や、リモートワークでも仕事の効率が図れます。
書類を電子化することで
コスト削減と業務効率化
を実現
文書スキャニングソリューションは
どんなサービス？
溜まった書類をスキャンして
データ化するサービスです。
ヤマトシステム開発の強み
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ワンストップ
書類の回収、仕分けから原本の保管廃棄まで、ヤマトグループでワンストップで支援します。
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高セキュリティ
プライバシーマークの使用許諾を取得している当社では、セキュリティカードによる入退室管理、監視カメラの設置、強固なセキュリティ体制の下でスキャニング作業を行います。
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さまざまな
書類形式に対応冊子や書類ファイル、クリアファイルや、ホチキスやクリップ止めの書類、A0・A1・A2の大判書類、古い書類や青焼き、図面などさまざまな書類に対応しています。また、少量の書類でも対応可能です。
サービス範囲
基本パターンさまざまな組み合わせが可能
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書類回収
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書類確認
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スキャニング
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スキャニング後
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書類返却
※1 ヤマトグループの配送サービス（JITBOX）を使用
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保管
パートナー会社にて保管
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廃棄（溶解）
パートナー会社にて廃棄
スキャニング仕様
- 書類形式
- 書類／製本／冊子／図面
- 画像形式
- 対応サイズ
- A0以下
※B0以上については別途ご相談
- 解像度
- カラー 200dpi モノクロ 300dpi
※解像度については変更可能
- 色彩
- カラー／モノクロ／グレースケール
※写真やカラーが多い場合、モノクロでのスキャニングは判読困難になる場合有り
- 付帯物
- ホチキスやクリップ、付箋などは取り外してスキャニング可能
※取り外したものについては復元可能
オプション
- 画像ファイル名リネーム
- 予めお客さまと取り決めた命名規則をもとに、リネームを行います。
例「YYYYMMDD（契約日付）_文書管理番号8桁_お客さま名
- フォルダ仕分け
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保管されている書類ファイル毎にフォルダ分けをします。
上記のように予めお客さまと取り決めた命名規則をもとに、フォルダ名を作成し仕分けを行います。
例「YYYY年度_契約書類一式」
- OCR処理
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PDFへのOCR認識により全文検索が可能です。
ただし原票品質により認識出来ない場合があります。（スキャナによる自動認識のため、認識後の補正は行っておりません）
透明テキストの修正は対応しておりません。
- 書類溶解
- 電子化した書類を復元不可の溶解処理を行います。
- 書類保管
- スキャンした原本を、パートナー会社で保管します。
導入事例
A社
- 対象書類
- オフィス書類全般
- 業 種
- 電気通信業
- 背 景
- オフィス書類全般をオフィス内に保管していたが、移転を機に紙媒体の電子化が急務となった。
B社
- 対象書類
- 派遣社員の人事関連書類
- 業 種
- 人材派遣・有料職業紹介事業
- 背 景
- 人材関連書類を本社で一元管理。各事業所から原本移送が発生、輸送リードタイムも長く、紛失リスクが常に付きまとう。
ご利用の流れ
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01
お問い合わせ
お問い合わせフォームよりご連絡ください。
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02
ヒアリング
書類形式、納品形態などヒアリングいたします。
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03
お見積り
ヒアリング内容をもとに、お見積書を作成いたします。お見積りでは費用はかかりません。
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申込み完了
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04
原稿の借用
スキャンする原票を引き取りに伺います。
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05
スキャン
スキャン、データ確認作業を行います。
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06
納品
ご希望のデータ形式で納品します。
よくあるご質問
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Q
費用はどのくらいですか
A
条件により異なりますので、お問い合わせください。
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Q
見積りを依頼する際、どのような情報が必要ですか
A
書類の枚数やサイズ、製本状態などの形状、付帯作業（ホチキス外しなど）の数、PDFファイル名やフォルダ仕分けの条件が必要です。
詳細はお問い合わせください。 -
Q
スキャンで預けている書類が必要になった際、書類の取寄せはできますか
A
できます。
原本が必要ない場合は、先にスキャン作業を実施し、データをお渡しすることもできます。
返却のスケジュールなどは別途調整させていただきます。 -
Q
納期はどのくらいになりますか
A
作業ボリュームにより異なります。
ご要望に沿ったスケジュールを組ませていただきますので、ご相談ください。 -
Q
OCR付きでスキャンすることはできますか
A
できます。
ただし、手書きの文書などは正確に読取れない可能性があります。また、透明テキストの修正は対応しておりません。 -
Q
ポスターサイズのスキャンはできますか
A
A0サイズまで対応しています。B0以上の場合はご相談ください。
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Q
古い書類や特殊な書類のスキャンはできますか
A
できます。
日焼けしている紙や、一部破けている紙、青焼きなどにも対応しております。詳細はお問い合わせください。 -
Q
スキャニング後の原本を保管することはできますか
A
できます。
原本が必要ない場合は、先にスキャン作業を実施し、データをお渡しすることもできます。
返却のスケジュールなどは別途調整させていただきます。