導入事例

店頭受付システムの導入で事務作業時間を90%削減!物流コストも10%削減!

株式会社ケイシイシイ

株式会社ケイシイシイ

事業内容

洋菓子の製造・小売・販売

課題

紙で店頭注文を受け付けることで出荷までの工程に無駄やリスクが発生していた
・伝票の集計を手作業で行っており、事務作業時間が増大していた
・物流費、原材料費、人件費などが高騰しており、コストが増大していた
・個人情報を紙媒体で取り扱っており、漏洩のリスクを抱えていた

導入効果

人件費、物流コストを削減することで、初年度に投資以上のコスト削減を実現!
・集計の事務作業時間が90%削減
・データの一元化により物流拠点を集約、大幅な物流コスト削減に成功
・個人情報の輸送や管理が無くなり、情報漏洩のリスクがなくなった

事例概要

 1996年の創業以来、洋菓子の製造・小売りを手掛けてきたケイシイシイ様。『LeTAO』を代表とした北海道発の有名ブランドを手掛け、“お客さまに喜んでいただけるお菓子作り”をコンセプトに商品開発に取り組んでいます。 今回は、営業管理部の岡様、矢萩様、田中様、店長の佐々木様にお話を伺いました。

自社のコスト削減を模索していた時、アナログのまま残っていた宅急便の複写伝票の集計作業に着目しました

営業管理部 物流管理課 物流管理チーム サブリーダー
田中 竜也 様
営業管理部 物流管理課 物流管理チーム サブリーダー
田中 竜也 様

ケイシイシイ様では2018年7月よりヤマトシステム開発の『店頭受付システム』を導入していただいております。導入に至った経緯を教えてください。

■本社のお困りごと

食品製造業界では、特に原材料費、物流費、人件費が高騰しており、当社も例外ではありませんでした。そのため、自社のコストをどのように削減していくかという事が大きな命題となっていました。そのような中、既存の業務を洗い出した結果、店舗からお客様へ商品を出荷する業務の裏側では、宅急便の複写伝票を手作業で集計する手間や、伝票内の商品カウント間違えによるミス、問い合わせ対応のために過去の伝票を掘り起こすなど、多くのムダと思える作業が発生しておりました。集計作業だけでも平常時は30分、繁忙期には3時間もの時間を要しており、出荷数量と伝票の枚数が合わない時には、レジジャーナルで伝票を扱っていた時間帯見直し、行方を捜索するという事もありました。さらに、店舗と本社間では、紙媒体の伝票輸送を行っていたため、個人情報漏洩のリスクも伴うものでした。こういった現状をトータルで解決し、コストを削減できる方法はないだろうかと模索していました。

ルタオプラス 店長
佐々木 絵里 様
ルタオプラス 店長
佐々木 絵里 様

■店舗のお困りごと

 この日に何の商品をどれだけ出荷するのかという手集計がとても大変でした。伝票を見ながら日付の表に正の字を書く作業は、アナログであり、間違えることもあり、その場合は、数え直しをしていました。

 また、導入前の懸念事項としては繁忙期は店頭で1日に300件以上の受注をいただきます。懸念としては、店頭受付システムを導入することで、お客様が店頭でタブレットへ入力する時間が長くなるケースもあるのではという事と、お客様の年齢層を考慮しても、タブレット入力に拒否反応を示される方が多いのではないかという事でした。

「店頭受付システム」導入のポイント

ヤマト運輸との連携を考えたとき、サポート力の高さからYSDを選びました

そのような中で、なぜヤマトシステム開発のサービスを選んでいただけたのでしょうか?

 当社は、冷蔵や冷凍商品の取り扱いが多く、クール便が得意なヤマト運輸にもともと配送をお願いしていました。また、YSDとも以前から取引があり信頼関係もありました。最終的には、ヤマト運輸との連携・親和性を考えた結果、ITや物流のノウハウを持っている事に加えて、ヤマト運輸の伝票レイアウト変更等に標準対応ができ、サポート体制がしっかりしているYSDにお願いをする事にしました。

導入効果

本社、店舗ともに大きな導入効果がありました。

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実際にサービスを導入したあとの効果について教えてください。

■本社の導入効果

大きく3つの効果が出ています。

・事務作業時間を90%削減

 以前は、閉店後に複写伝票をもとに集計を行っていましたが、店頭受付システムの導入によって、店舗と本部のそれぞれで30分、ゴールデンウィークなどの繁忙期には3時間もかかっていた集計作業時間はデータ化によって、90%減(10分の1へ)の20分程度に短縮しました。

 

・データの一元管理によって、物流コスト、問い合わせ対応が軽減

 複写伝票をデジタル化したことでデータの一元管理が可能となり、各店舗から出荷していた体制をやめて、1つの物流拠点に集約する事ができるようになりました。そのため、従来は各店舗に分散していた出荷作業を1ヵ所で集中的に行うことと、お届け先に近い拠点から発送することで配送コストの削減につながり、トータルの物流コストを削減する事が出来ました。

 また、これまでは各店舗でお客様からの問い合わせに対応していましたが、注文受付票にコールセンターの電話番号を記載したことで、お問合せを1ヵ所に集約ができるようになりました。また、システムを通して全店で情報を共有し閲覧できるため、どの店舗で問合せを受けてもお客様へスムーズな回答ができるようになりました。

 

・DMの発送可否についても簡単に集計可能に

 以前は複写伝票の端にDMを送付して良いかという事をお客様に記載していただいていたので、マーケティング部門では集計作業に時間がかかっていました。システム導入後はこちらの作業も効率化されたため、年間で約130万円の作業コスト削減につながりました。

 

 

■店舗の導入効果

大きく2つの効果が出ています。

・伝票の集計作業の軽減

 全店舗で換算すると、年間で3000時間の作業時間の削減となりました。更に、月2回の店舗の実棚による在庫調整ですが、以前は数量が合わない場合、伝票を1枚ずつ確認していたのですが、そういった作業も軽減されて、1回6時間の作業が2時間に短縮されました。

 また、最も受付の多いお店では日に300件以上ありますが、その店舗では月10万円以上コストを削減することができました。

 

・リカバリが難しい受注の回避

 道内と沖縄へお届けするのでは、当然ながら出荷日が異なります。以前は受け付てはいけないお届け日で受注を受けてしまう事がありましたが、システムの導入後は自動的に制御してくれるため、そのようなトラブル対応も無くなりました。さらに、誤った郵便番号で受け付けてしまうといったトラブルも無くなりました。また、タブレット入力についても年齢層の高いお客様がこちらの想像以上に扱いに慣れていたため、大きな混乱もなく導入が進みました。

今後の期待

在庫連携や通販との連携で、さらにお客様の利便性向上につなげたい

今後、YSDへ期待していることを教えてください。

 今回、クリスマスケーキの予約で店頭受付システムを活用しました。紙媒体のやりとりが無くなり、残業時間も4分の1(160時間→40時間)になりました。今後もYSDさんと連携しながら、店頭でのスムーズな受け渡しに向けて取り組んでいきたいと思います。また、在庫と連携し、拠点別在庫の違算を無くしながら、季節商品の過剰受注や機会損失を防いでいきたいですね。更に、店舗と通販のポイント等の連携によって、お客様のスムーズな買い物など、利便性向上に繋げていきたいと思います。

担当者からひとこと

 店頭受付システムの導入によって、店頭業務だけでなく、バックヤード業務の効率化や配送までトータルで効率化する事が出来ました。これだけ大掛かりな業務改善にも関わらず、約2か月間という短期間で実現できた事は、システムだけでなく、店頭スタッフへの勉強会など、しっかりとフォローをいただけたからだと思っています。今後も引き続きサポートをお願いします。

営業担当者からひとこと

 ケイシイシイ様は、20年以上に渡り、『LeTAO』のドゥーブルフロマージュをはじめ、全国のお客様から喜ばれる洋菓子づくりに取り組まれている会社様であり、今回業務効率化のお手伝いが出来た事と、その先の消費者様への利便性にも貢献できたことを大変嬉しく思っています。ケイシイシイ様が日々全力で美味しい洋菓子づくりに取り組まれているように、私も全力でサポートさせていただきたいと思っています。

(地域統括営業本部 東京支店 札幌営業所 宇都宮 雅史)

お客様ご紹介

株式会社ケイシイシイ 様

会社名

株式会社ケイシイシイ 様

設立

1996年4月

本社所在地

北海道千歲市泉沢1007番地90

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