導入事例

買掛業務のペーパーレス化で、50%+αのコストダウン

株式会社タカキュー様

株式会社タカキュー様

事業内容

紳士服・婦人服及び関連洋品雑貨の企画・販売

課題

・買掛業務のペーパレス化

導入効果

・人手に頼っていた作業を大幅に合理化
・人件費の他、郵送費や印刷費、書類の保管費などを削減

事例概要

株式会社タカキュー 様

『帳票Web配信サービス(クラウド)』の導入で、煩雑な請求関係の書類の発送を電子化。人手に頼っていた作業を大幅に合理化でき、人件費の他、郵送費や印刷費、書類の保管費などの削減を一気に実現した。

ネックは初期費用。ペーパーレス化はなかなか進まなかった

ビジネス&カジュアルショップ m.f.editorial+e(越谷)
ビジネス&カジュアルショップ m.f.editorial+e(越谷)

ペーパーレス化を検討するも、なかなか踏み切れないケースは案外多い。最大の懸念材料は、コスト。タカキュー様(以下タカキュー)もそうだった。

「TAKA:Q」「MALE&Co.」「m.f.editorial」などのファッションブランドを展開する同社は、仕入れ先としてアパレルメーカー約150社と取引がある。この150社に対し、毎月「買掛金明細書」「請求書」「お支払通知書」と3種類の伝票を発送。つまり"150社×片道3回"の約450通の明細書の発送が行われていたのである。

株式会社タカキュー 管理本部 経理部 業務グループ 芦田久子氏
株式会社タカキュー 管理本部 経理部 業務グループ 芦田久子氏

「完全に人の手で行っていましたから、その作業だけで一週間は取られていました。取引先から伝票の問い合わせがあったら、伝票の束をめくらなければならないし、非常に煩雑でしたね」(管理本部経理部・芦田久子氏)

郵送費の負担も重く、カーボン複写の専用紙を使うなど印刷コストも大きい。買掛業務のペーパーレス化によってこれらの負荷をクリアすることは、数年来の課題であった。

株式会社タカキュー 管理本部 経理部 財務グループ リーダー 清水達男氏
株式会社タカキュー 管理本部 経理部 財務グループ リーダー 清水達男氏

「何社かに相談はしたのですが、特に導入時の初期費用が予想以上に大きく、150社という件数ではかなりコスト高になることがわかったのです。それこそパートの人件費のほうが安くつくほど。それで導入をあきらめたこともありました」(管理本部経理部・清水達男氏)

いずれ社内のホストのリプレースを迎えるから、それまで待ってはどうか、という結論に落ち着きかけたそうだ。そんな時に持ち込まれたのがヤマトシステム開発の『帳票Web配信サービス(クラウド)』の話だったのである。

取引先の理解と協力にも配慮

株式会社タカキュー 管理本部 経理部 取締役部長 佐藤立育氏
株式会社タカキュー 管理本部 経理部 取締役部長 佐藤立育氏

「早速、ヤマトシステム開発さんに話を聞いてみたら、初期費用が圧倒的に安く抑えられることがわかりました。一瞬"本当にその金額で大丈夫?"と疑ったほどでした(笑)」(清水氏)

仕様については、特別なアプリケーションを必要とせず、ブラウザで対応できる簡便さが魅力だった。インターネットを介するので、新たに専用回線を引き込む必要もない。気になるセキュリティ面についても万全である。システム部門も「非常に軽くて済む」と太鼓判を押した。

「初期費用をできるだけ安く抑えたいという我々の希望通りのサービスでしたので、導入の意思決定は非常にスピーディーに下すことができました」(管理本部経理部・取締役部長・佐藤立育氏)

もちろん『帳票Web配信サービス(クラウド)』導入には取引先の理解と協力が不可欠である。何しろそれまでペーパーの帳票でやりとりしていた事務処理をすべてPCベースで行うのだから、取引先への配慮は絶対に必要だ。ヤマトシステム開発もこの点についてアドバイス。

そこでタカキューでは、2ヵ月の移行期間を用意して、従来通りペーパーの帳票を郵送しつつ、同時に『帳票Web配信サービス(クラウド)』によって電子配信(メール)し、無理なく慣れてもらうようにしたのである。

「ほとんどの取引先はスムーズに対応してくださいました。中には難色を示す取引先もあったのですが、何度かお願いしたところ、納得していただくことができました」(清水氏)

アパレルメーカーは大小様々。面白いことに大手ほど、渋い顔だったという。ペーパーベースでの作業手順が明文化されるなど、従来の作業が根づいているため、ルール変更に抵抗感が強かったのではないかと、ヤマトシステム開発では推測する。

書類の保管費用など、目に見えないコストも削減

移行期間を経た後にスタートした『帳票Web配信サービス(クラウド)』だが、タカキューでは既にその大きなメリットを実感しているという。まず作業の手間だ。

「ワンクリックで帳票の発送作業を行えるから、とても楽になりました。問い合わせがあっても検索は一瞬。伝票をめくるようなストレスのある作業もなくなりました」(芦田氏)

当社営業担当より

当社営業担当 碇
当社営業担当 碇

最初に『帳票Web配信サービス(クラウド)』のご説明をしてから導入のゴーサインをいただくまで、非常にスムーズでした。その後も短期間での立ち上げができました。

というのも、買掛金明細書・お支払通知書ともに、データと差し込み部分のお打ち合わせを何度も行う必要があったのですが、経理部だけではなく業務グループやシステムグループの方にも、快くご協力いただけたからです。

今後は、自身の担当のお客様として、お客様業務を勉強させていただき、業務プロセスの効率化ができるようなご提案をさせていただきたいと思います。

お客様ご紹介

株式会社タカキュー様

会社名

株式会社タカキュー様

設立

1950年(昭和25年)6月30日

本社所在地

東京都板橋区板橋3-9-7

この事例での導入サービス

  • 全業種

紙から電子帳票配信へ切り替える事でコスト削減を実現!