導入事例

FAX送信時のセキュリティリスクを大幅軽減!

B信用金庫 様(金融業)

B信用金庫 様(金融業)

事業内容

預金業務等

課題

・誤送信リスク、送付文書が人の目に触れてしまう問題、誤送信防止チェックの手間

導入効果

・1対1のFAX配信機能で高セキュリティ、配信情報の一元管理、選べる送付手段

※担当者名・役職・サービス名などは取材当時のものです。

B信用金庫 様(金融業) — FAX誤送信防止に成功 —

「帳票Web配信サービス(クラウド)」導入以前は、個人情報をFAXで送信していたB信用金庫様。 FAXの番号間違いや、送付先で出しっぱなしになって人の目に触れるリスクに、頭を悩ませていた。 「帳票Web配信サービス(クラウド)」を導入することによって、FAX番号の押し間違いがなくなった上、暗証番号の付与によって、FAX送信でありながら1対1の確実な送信を行うことができるようになった。

リスクと手間に悩まされた「帳票Web配信サービス(クラウド)」導入前のFAX送信の問題点

「帳票Web配信サービス(クラウド)」導入前は、FAX送信時のセキュリティリスクと膨大な手間が問題点だった。
「帳票Web配信サービス(クラウド)」導入前は、FAX送信時のセキュリティリスクと膨大な手間が問題点だった。

誤送信のリスクと確認の手間がFAX送信業務の課題

誤送信リスク(セキュリティ)の問題

・重要情報を含んだ文書をFAXで送信する業務においては、以下の2点が主なリスクとなる。

1. FAX番号の押し間違いによる誤送信の問題

2. FAX到着後に送付文書が送信先に出しっぱなしになって他の人の目に触れてしまう問題

 

B信用金庫様では、扱う文書が個人情報なだけに、ひとたび情報漏えい事故が起きれば企業の信頼を揺るがすような大きなダメージになりかねないため、担当者様は常に頭を悩ませていた。

 

手間の問題

・誤送信を防止するために、送信時には常に2人でのチェックをルール化していたため、人的作業が増え、手間も時間もかかってしまっていた。

・FAXでは送信側の受信確認が取れないため、送信先にその都度電話などで連絡をして、受信確認を行なっていた。

高セキュリティで手間も削減!「帳票Web配信サービス(クラウド)」でのFAX送信のメリット

暗証番号付与でFAXの誤送信を防止
暗証番号付与でFAXの誤送信を防止

1対1のFAX配信機能で高セキュリティに!

受信者様がFAX機に暗証番号を入力して受信することで、本人だけが受け取れるようにできるため、FAXでありながら高セキュリティな1対1の送受信が可能!
誤送信による情報漏えいの防止に効果あり。

FAX送信文書のデータ編集

送信文書の情報をご提供いただくことで、書式を整えたデータに加工して、FAX原稿を作成することが可能。

トラッキング

FAX配信の受信情報や、受信者様が受取った日時等の情報がWebで(パソコンから)いつでも簡単に確認可能。

選べる送付手段

暗証番号つきの高セキュリティFAX以外にも、通常のFAX送信やクロネコメール便(郵便)、データ送信など、送付先の環境に応じて最適な送付手段が選択可能。

FAX誤送信のリスクを軽減!「帳票Web配信サービス(クラウド)」の導入効果

B信用金庫様の「帳票Web配信サービス(クラウド)」ご利用イメージ
B信用金庫様の「帳票Web配信サービス(クラウド)」ご利用イメージ

FAXの誤送信防止

FAXで送信するだけではなく、受信者に暗証番号入力が必要になるので、確実に受信者が特定できるようになった。
たとえ番号を間違えても、本人以外は文書が見られないので情報漏えいの心配もなくなった。

業務効率化

「帳票Web配信サービス(クラウド)」導入以前は電話で行なっていたFAXの受信確認が、Webで(パソコンから)簡単に閲覧できるようになって、業務効率が格段にUP!

コスト削減

「帳票Web配信サービス(クラウド)」導入以前には、FAXの送信作業や受信確認などで発生していた人的コストが大幅に削減。

FAX送付履歴の確認

どこ(誰)宛てにどんな文書をFAX送付したかの情報が、履歴としてWebで(パソコンから)いつでも閲覧できるようになった。

この事例での導入サービス

  • 全業種

紙から電子帳票配信へ切り替える事でコスト削減を実現!