下記3つの課題を抱えていたが、地方公共団体と住民との間での施設利用申請書や各種問い合わせ書、取引業者への連絡をFAXで行うため、FAX業務を無くすことができなかった。

＜3つの課題＞

(1) FAX関連のコスト削減

(2) ペーパーレス化

(3) 情報漏洩対策（FAX原稿の紛失、誤送信）

そこで、FAX機能は残しつつ、3つの課題をクリアできないか、ヤマトシステム開発へ相談したのがきっかけ。

年間のFAX機関連コスト

FAX機償却費　＋　通信費　＝　計7,753千円／年

高コストのFAX機償却費が課題

全部署にFAX機を設置　「100台」

セキュリティの課題

FAX原稿には個人情報の記載がありセキュリティ対策をしなくてはいけなかった。

■ 受信時のFAX原稿の紛失

■ 送信時の誤送信

年間のFAX機関連コスト

≪約73％カット≫

サービス利用料　＝　計2,047千円／年

FAX機償却費の削減

全100部署にどこでもMyFAXの専用FAX番号を付与（100ID）

※緊急対応用のFAX機　「1台」のみを設置

用紙代・インク代の削減

必要な分だけプリントアウトするのでペーパーレスに繋がった。

セキュリティの強化

FAX原稿の紛失防止

受信したFAXはPDFに変換され、各担当にE-Mail添付されるため紛失防止に繋がった。

FAX送信時の情報漏洩の防止

各部署の特定のPC端末で、事前に登録した宛先にFAX送信されるため、誤送信の防止になり、情報漏洩対策に繋がった。