導入事例

『口座振替登録』にかかわる手間を大幅に軽減

株式会社ザ・フォウルビ様

株式会社ザ・フォウルビ様

業種

事業内容

エステティックサロンの運営、化粧品の販売

課題

・書類の不備対応に膨大な手間がかかっていた
・繁忙期は人海戦術で乗り切っていた
・手続きに手間がかかりお客様からのイメージも悪くなっていた

導入効果

・口座振替登録の手間が大幅に軽減された
・利用料回収率が向上した
・お客様サービス向上、イメージアップにつながった

事例概要

株式会社ザ・フォウルビ 様

『ジェイエステティック』を展開しているザ・フォウルビは、『口座振替即時登録サービス』を導入し、毎月発生する口座振替登録の手間を大幅に軽減させました。それとともに、利用料回収率の向上やセキュリティリスクの軽減、ペーパーレス化によるエコ推進など、数々のメリットを手に入れました。

 

目 次
導入の背景 ヤマトシステム開発の提案を採用した理由
口座振替依頼書の不備対応に膨大な手間が
毎月膨大な数の不備対応 金融機関からの手戻り対応には倍の手間が
テスト導入し利便性を確認 一気に105の全店舗導入へ
サービス導入後の効果と今後の期待 当社営業担当より
不備対応作業の一掃、ペーパーレスによるリスク軽減やエコの推進と共に利用料回収率が大幅に向上 テスト導入をお勧めしましたことが決め手となって、ご検討をスムーズに進めていただけたと思います。

創業35年の高い技術を低料金で提供

まず、ザ・フォウルビの事業内容についてお教えください。

当社は、青森から沖縄までの各地にエステティックサロン『ジェイエステティック』を105店舗展開しているほか、化粧品・サプリメント・美容機器などOEMの商品と下着を販売しています。

 

当社は、2014年に創業35周年を迎えました。『ジェイエステティック』は、その歴史の中で育んだ高い技術を提供しながらも、施術時間を短縮する工夫により低料金を実現しています。

 

また、事前に施術内容をしっかりとご説明し、ご理解いただくまで契約をしていただくことはしておりません。しつこい勧誘や販売もしませんので、お客様の中には母娘で通っていただく方も多く、安心してご利用いただいています。会員様は増加しておりますが、予約が取りやすいよう予約管理を徹底しているのも当社の特長と自負しています。

 

口座振替依頼書の不備対応に膨大な手間が

ザ・フォウルビでは、ヤマトシステム開発(以下YSD)の『口座振替即時登録サービス』を導入されました。その経緯をお教えください。

ご契約料金をお支払いいただく際、分割払いを希望されるお客様が多くいらっしゃいます。そういったお客様には口座自動引き落としをお願いしてきました。その手続きの際には、口座振替依頼書が必要になります。

 

しかし、お申し込みのたびに書類を作成することはお客様にも当社にも手間がかかることから、2012年頭に自社専用カードである『Jカード』を導入したのです。口座自動引き落としができる『Jカード』にご登録いただけば、以降はご利用のたびに店頭の機械に通すだけで決済手続きは完了しますので、お客様も当社も手間を省くことができるわけです。


しかし、以前からの大きな問題は残ったままでした。『Jカード』にご登録いただく際にも口座振替依頼書は必要ですが、それに不備が多く、その確認や依頼書を送り直す作業に膨大な手間がかかっていたのです。

毎月膨大な数の不備対応 金融機関からの手戻り対応には倍の手間が

どういった手間がどの程度かかっていたのでしょうか。

口座振替依頼書に記入する引落口座名義の漢字や金融機関の名前が間違っていることが多いのです。また、印影が届出印と違うと金融機関から不備書類として戻されてきます。

 

お客様から受理した口座振替依頼書は、当社で不備チェックをし、一枚一枚どこが不備かをお客様にご説明し再提出いただいたものを金融機関に送っているのですが、届出印は当社ではチェックできません。こういった金融機関からの手戻り対応には倍の手間がかかっていました。

 

全店舗から口座振替依頼書を集め、毎月処理していますが、対応しきれない数の不備対応が発生していました。金融機関に送る締切日前にはこうした作業が山積み状態となり、当該業務の専任担当者だけでは到底間に合わず、信販事業部数十名の社員が総出で処理に当たるほどでした。

 

さらに、不備をお伝えしても再提出していただけないお客様がいらっしゃいます。そういったお客様には、別途コンビニ払込取扱票をお送りするのですが、口座振替の申し込みはが完了したと思われているお客様から「なぜ二重に払わなければならないのか」とお問い合わせをいただくこともありました。

 

このように、口座振替依頼書の運用はお客様や当社の余計な手間の原因である上に、お客様様の当社に対するイメージダウンの原因にもなっていたのです。

テスト導入し利便性を確認 一気に105の全店舗導入へ

YSDの『口座振替即時登録サービス』はどこで知ったのでしょうか。

債権回収を依頼しているファクタリング会社が、YSDさんと取引があるということで紹介してくれました。それまで、解決策はお客様への口座振替依頼書記入の説明を丁寧に行うことや人海戦術で凌ぐことしかないと思っていたので、さっそくYSDさんにお話を伺いました。

 

YSDさんの説明を聞いて、「これで積年の問題は解決できる」と思いましたね。しかし、馴染みのないシステムを導入するために社内の理解が必要であり、検討には時間を要しました。この時、YSDさんが一部店舗へのテスト導入を提案してくれたので、まずは試しに5店舗で使ってみることにしました。

 

お客様の利便性、運用負荷軽減といった点で、すぐに効果が確認できたので、一気に全105店舗に導入し店舗のオペレーションも一斉に切り替えました。オペレーション説明のための集合勉強会を開催いただくなど、YSDさんの導入フォローも万全でしたね。

不備対応作業の一掃、ペーパーレスによるリスク軽減やエコの推進とともに利用料回収率が大幅に向上

導入効果はいかがでしょうか。

お客様のキャッシュカードを専用端末に読み込ませるだけで手続きが完了するので、その場で登録結果が即座に分かるようになり、登録時間が大幅に短縮できました。また、ポータブルの専用端末を持ち運ぶことで、お客様にレジまでご足労いただかなくても対応できるようにもなりました。これらのことで、お客様サービスを大幅に向上させることができましたね。

 

社内的にも、確認の手作業が一掃でき、また書類を郵送する手間やコストも削減できたので、当該業務は大幅に効率化できました。お客様の誤解による問い合わせもなくなったので、当社のイメージアップにも役立っていると思います。

 

『口座振替即時登録サービス』導入後、運用負荷軽減により当該業務は担当者が別業務と兼任で対応できるようになりました。「操作が簡単で使いやすい」などと店舗スタッフにも好評です。また、利用料回収率の向上も大きな効果と言えます。以前と比べて簡単に登録でき、処理が大幅にスムーズになったため、口座振替の登録をより促進することができ、直接的な利益の向上につながっています。

お客様の極めて重要な個人情報を記載した口座振替依頼書を扱わなくて済むことによる、セキュリティリスクの軽減効果も大きいですね。

 

さらに、環境負荷を抑える効果もあります。当社は社屋の屋上に太陽光発電パネルを設置するなどエコにも力を入れているのですが、大量の書類をなくすことができたことも非常に大きな意義があると思っています。

今後の課題や方針についてお教えください。

2014年内には150店舗まで増やすことを目指しています。『Jカード』登録も促進していかなければなりません。しかし、払込取扱票やご利用明細の送付など手作業がまだ残っていますので、そうした部分の効率化をさらに追求していきたいと思います。YSDさんには、さらなる効率化や業績アップにつながるソリューションの提案を期待したいと思っています。

 

ザ・フォウルビ様、本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。
※ 取材日時 2014年2月

担当者からひとこと

当社営業担当 碇 当社営業担当 碇

『口座振替即時登録サービス』をご提案した際、費用対効果や使い勝手などをご検討していただきやすくするために、テスト導入をお勧めしました。その結果、5店舗で3カ月間試しに使っていただきました。これが決め手となってご検討をスムーズに進めていただけたと思います。

 

お客様への払込取扱票やご利用明細書の送付など手作業がまだ残っていますが、YSDは払込取扱票の発送代行やWeb上でのご利用明細通知などのソリューションをご用意しています。ヤマトグループの力を発揮して、さらなる業務効率化をご提案していきたいと思っています。

お客様ご紹介

株式会社ザ・フォウルビ様

会社名

株式会社ザ・フォウルビ様

設立

昭和54年9月

本社所在地

栃木県宇都宮市江曽島本町12-6

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