支払通知書の電子化で年間540万円（75％）のコスト削減—株式会社レンタルのニッケン

建設機械レンタルの最大手である株式会社レンタルのニッケン（以下、ニッケン）は、取扱品数が3,200種類・67万点にのぼる。そんなニッケンでの大きな課題だったのが、毎月約4,000社にのぼる取引先への支払通知の配送業務の改善だった。システム導入を担当したビジネスネーム　チャーリー 浩一（本名: 田中潤）氏は語る。

「当社では、これまで支払通知を紙で印刷・郵送しており、委託費や郵送費を含めて大きなコスト負担となっていました（発送作業は系列会社への外部委託）。しかも、通知書の紙への出力は約6,000枚にも及び、省エネルギーや環境対策の観点からも時代にマッチしない。取引金額の大小に関係なく発送するので、取引件数の多い企業では50枚近くになるのに対し、明細がたった1行しかない企業もありました」

こんな状況に対して、取引先からも「紙はムダ」「照合のためにデータで欲しい」といった要望も多かったという。

これらの業務やコストのムダを省き、かつ取引先にも喜んでもらえるシステムへの改善に導入されたのが、ヤマトシステム開発の『e-ネコ電子封筒』だ。

ニッケンは『e-ネコ電子封筒』を、取引先企業が必要に応じて支払通知データをダウンロードする仕組みで運用している。これをもう少し詳しく説明しよう。

ニッケンで支払データが確定すると、経理システムで作成した支払通知のCSVデータを、インターネットを介して『e-ネコ電子封筒』のサーバにアップロードする。サーバ側で、アップロードされたCSVデータから取引先ごとに分割した支払通知のCSVデータと、「紙」の通知書の体裁とほぼ同じPDFデータを生成し、取引先ごとのフォルダにセットする。同時に、取引先に対してe-mailで「お知らせメール」を送信する。取引先は、自社の好きなタイミングで必要なデータをダウンロードして運用するわけだ。

『e-ネコ電子封筒』導入の大きな理由として、PDFとCSVデータの配信が可能だったことがある。

これまでの紙帳票と同じ体裁のPDFデータは、実際に印刷すればこれまでの紙帳票と変わらないため、取引先でも違和感なく受け入れられたという。またPDFデータだけでなく、CSVデータもダウンロードできるので、取引先側での請求処理の消込作業の効率化にも貢献できた。

セキュリティ面も、データのアップロード、ダウンロードは、アカウントによるID/パスワード制御とSSLによる暗号化通信が備わっているため、サーバのウィルスチェック機能と合わせて、安心して運用できる。また、標準で2年分のデータが保存されるので、ニッケンにとっても取引先側にとっても安心だという。

ニッケンの経理システムにはCSVデータの書き出し機能が存在していたため、『e-ネコ電子封筒』の導入に際してニッケン側システムの改修が不要だった。これは、導入コストを抑制するだけでなく、短期間での導入も大きなポイントとなった。

導入時に必要な作業は、配信先マスターデータの作成やPDF帳票のフォーム作成だったが、これらの工数を含めても、サービス運用開始まで約2ヵ月という短期間での導入を実現。導入費用も、ユーザアカウント作成やPDF帳票のフォーム作成を含めて60万円という低価格に抑えることに成功した。

さらに、『e-ネコ電子封筒』導入に際して、それまで無条件で全取引先に送っていた支払通知を、「配信を希望した企業のみに送付する」といった業務改善も実施。その結果、約1/3の取引先が「送信不要」となり、ランニングコストの低減にも成功している。

もう１つ『e-ネコ電子封筒』導入にはメリットがあったという。それが導入後のサポートだ。

郵送から『e-ネコ電子封筒』への切り替えは、2ヵ月の並行運用期間を経た後に完全移行を実施。サービス切り替え直後は取引先からの問い合わせもあったが、基本料金の範囲内でヤマトシステム開発がサポート。

そのため、多数の取引先が関与するシステム導入であったにもかかわらず、ニッケン側ではユーザーサポートの負担がなく、スムーズに移行を実現できたという。

『e-ネコ電子封筒』の導入により、支払通知書の作成費・配信費などの運用費については合わせて毎月15万円程度にまで下げることに成功。コスト削減額は年額にして約540万円、削減率としては実に約75%になるという。

今回の『e-ネコ電子封筒』導入は、短期間で大きなコスト削減を実現し、レンタルのニッケン様ならびにその取引先様にも喜んでいただくことができました。短期間で導入できたのは、CSVデータの準備、取引先様への切替案内、導入後の問合せ対応など、レンタルのニッケン様に大変ご協力いただいたおかげです。今後も、レンタルのニッケン様の業務効率化のお手伝いできるような提案と、さらなるサービスの充実を続けていきたいと思います。

設立	1967年（ 昭和42年）7月
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