付加価値の高い講習会運営アウトソーシングサービスを活用　－　財団法人健康・体力づくり事業財団

導入サービス請求代行・請求システム「請求業務サービス」　｜　研修業務支援「研修業務支援サービス」

キーワード【請求代行】【アウトソーシング】【ロジスティクス】【在庫管理】【ASP】

「入金確認・決裁、受講票や修了証の発送など、講習会運営業務をトータルでアウトソーシングしています。受講者の利便性を高めると同時に、業務の効率化とコスト削減を実現できました」

財団法人健康・体力づくり事業財団　様

財団法人健康・体力づくり事業財団（以下、健康・体力づくり事業財団）では、「請求業務サービス」と「研修支援サービス」を組み合わせた講習会運営アウトソーシングサービスを採用。受講者の利便性を高めると同時に、事務局運営業務の効率化とコスト削減を実現しています。ヤマトシステム開発のアウトソーシングサービスを選択した経緯と効果について、詳しく話を聞きました。

(健康・体力づくり事業財団について）

厚生省（現在「厚生労働省」）が昭和53年度から推進した「国民健康づくり対策」に呼応して、健康づくりについての正しい知識の普及・啓発を行うことを目的に設立。一人ひとりの豊かで健康な人生の実現をめざして、健康・体力づくりに関する「情報提供」、「指導者の養成」、「調査研究」等、さまざまな普及・啓発活動を展開している。

決済、受講者への書類発送など、講習会運営業務をフルアウトソーシング

—　健康・体力づくり事業財団では、「健康運動指導士」および「健康運動実践指導者」の養成を行っていますが、その目的を教えてください。

少子・高齢社会を活力あるものとしていくためには、健康や体力を維持し、生活の質を高め、楽しめることが大切です。そのためには専門的な知識をベースに、個々人向けの運動プログラムを作成・計画したり、運動プログラムに基づいて実践指導を行う指導者が大きな役割を果たすと考えています。そのため、当財団では、「健康運動指導士」および「健康運動実践指導者」の養成を行っています。

健康運動指導士とは	健康運動実践指導者とは
安全で効果的な運動プログラムの作成および指導を行う専門家です。運動生理学的知識はもちろん、スポーツ障害･外傷における知識、栄養知識のほか、医学的な基礎知識も習得していますので、運動指導から生活習慣全般の指導までトータルにサポートすることができる者です。	積極的な健康づくりを目的とした運動を安全かつ効果的に実践指導できる能力を有する者で、健康づくりのための運動の専門知識を備え、自ら見本を示せる実技能力と、特に集団に対する運動指導技術に長けた者です。

特に「健康運動指導士」の養成事業は、昭和63年に厚生大臣の認定事業として、生涯を通じた国民の健康づくりに寄与する目的で創設され、生活習慣病を予防し、健康水準を保持・増進する観点から大きく貢献しており、平成18年度から、当財団独自の事業として継続して実施しています。

—　健康・体力づくり事業財団では、ヤマトシステム開発のサービスをどのように利用していますか。

発送書類のサンプル

健康運動実践指導者養成講習会の入金確認・決済、受講票や修了証の発行・発送など、「健康運動実践指導者」の取得に関する講習会運営業務の代行をお願いしています。具体的な業務は次のとおりです。

講習会運営業務の流れ
(1)	申し込み受付	記載事項・添付書類確認、不備問い合わせ・解消、データエントリ、エントリデータ送信
(2)	決定通知書、請求書発送	決定通知書、請求書印刷、宛名ラベル印刷、封入、発送
(3)	入金確認	入金データ受領、クレジット決済処理、コンビニ収納・銀行振込・クレジット決済の入金消込、入金結果還元、クレジット決済ができなかった受講者と未入金者への催促支援
(4)	受講票発送	受講票発行、カリキュラム表等印刷、宛名ラベル印刷、テキストの保管、封入、発送
(5)	修了証発行・発送	修了証発行、修了証梱包、発送
(6)	合格者への登録料請求	案内状・請求書の作成・印刷、請求書封入、請求書発行
(7)	入金結果還元	入金データ受領、クレジット決済処理、コンビニ収納・銀行振込・クレジット決済の入金消込、入金結果還元、クレジット決済ができなかった合格者への催促支援

—　健康運動実践指導者の登録者数と年間の受講者数を教えてください。

2011年8月現在、登録者数は約24,000人。年間の受講者数は約300人（*1）になります。

(*1)養成校関係を除く受講者数

繁忙期の負荷が大きく、情報共有や全体の取りまとめも複雑だった

—　講習会運営業務をアウトソーシングする以前の課題を教えてください。

私どもは、一人でも多くの皆様に健康運動指導士及び健康運動実践指導者の資格取得を目指していただくことをお願いしています。そのための講習会運営は重要な業務で、受講者の利便性を高めていかなければなりません。一方、限られた時間と人的なリソースを最大限に有効活用するためには、運営事務局の業務を効率化していく必要があります。そのためアウトソーシングを利用する以前は、業務が複雑化し、繁忙期に活動制限されてしまうという課題がありました。

—　それぞれの課題について、詳しく教えてください。

課題

(1) 業務が複雑化していた
以前は、各事務局の業務を適材適所で社内と外部の協力会社に振り分けて運用していましたが、連絡や問い合わせの窓口が分散し、情報共有や全体の取りまとめに手間がかかっていました。

(2) 繁忙期に活動が制限される
講習会申し込みの締め切り前後（繁忙期）は、私を含め限られた人数の担当者が総出で受付関連の作業を行わなければなりませんでした。そのため、他の仕事に手が回らなくなり、期限を守れない場合もありました。

—　アウトソーシングサービス利用の検討を開始したきっかけは。

ヤマトシステム開発より業務代行の提案を受けたことがきっかけとなりました。以前からアウトソーシングサービスの利用は考えていたのですが、受講者の利便性を高めながら業務の効率化やコスト削減ができる可能性が高いと思いましたので、本格的に比較検討することにしました。

受講者の増加などを期待できる付加価値の高い提案を採用

—　アウトソーシングサービスを検討した際の要件を教えてください。

「トータルで業務を代行する提案をしてくれたのはヤマトシステム開発だけでした」（永岡氏）

アウトソーシングを検討する際に重要視したのは、「トータルで業務を任せられるか」ということ、そして「セキュリティ」の2点です。

業務ごとでバラバラに依頼するのではこれまでと変わりませんので、事務局の業務を少しでも一括して代行してもらえるということがまず第1です。そして、受講者の個人情報を取り扱うので、データ管理を厳密にできるところということがもう1つの大切な点でした。

—　ヤマトシステム開発のアウトソーシングサービスを採用した理由を教えてください。

決済部分の業務代行まで含めて、トータルで業務を代行する提案をしてくれたのはヤマトシステム開発だけでした。しかも、ヤマトシステム開発からの提案は、単に業務を代行するだけでなく、事務局業務の付加価値を高めてくれるものでした。具体的には、特に次の3つのポイントを評価しました。

採用した理由

(1) ヤマトグループとしての強み
受講者への書類の配送や決済代行、セキュリティなど、さまざまな点でヤマトグループならではの実績とノウハウを活かした提案内容であったことも重要な評価ポイントになりました。

(2) 受講者の増加を期待できる提案
結果的にこちらの都合で依頼しなかった業務も含め、講習会運営業務をトータルで代行するということが前提の提案をしてくれました。

しかも、これまで対応していなかったクレジットやコンビニエンスストアでの決済も対応できるようになり、業務のリードタイムを短縮できることから申込期間の延長なども可能で、受講者の利便性を高めると同時に、受講者数の増加も期待できる内容でした。

(3) 厳密なセキュリティ
ヤマトシステム開発は、プライバシーマーク（Pマーク）を取得しているだけでなく、受講者情報の受け渡しをする際、メール（e-ネコセキュアメール）や宅急便（チャーター便）などセキュアにやり取りができる仕組みを提案してくれました。そのため、受講者データの管理を安心して任せることができると判断しました。

普及活動に集中できるようになり申し込み状況もリアルタイムで把握が可能に

—　アウトソーシングサービスを導入する際に準備したことはありますか。

実際の業務フローなどについては、打ち合わせをして細かい部分まで対応をお願いしました。その他、封筒や受講テキストなどはこちらで用意したものを使ってもらうようにしましたが、送付状や申込書などは、実際に使用していた現物を渡して作成してもらいました。

またサービスの利用開始後も、さまざまな想定外の事態やイレギュラーな対応をお願いすることもあるので、その都度、相談に乗ってもらっています。

—　実際にサービスを利用するようになり、どのような効果がありましたか。

運営業務の負荷とコストが削減され、繁忙期でも最小限の人員で対応できるようになりました。またそれにともない、さまざまな普及活動へと時間を振り向けるようになり、スケジュール調整なども柔軟に対応できるようになりました。

その他、具体的には次のような効果がありました。

導入効果

(1) 入金確認作業が不要に
クレジット決済NG者や未入金者への催促などを含めた入金確認作業を行う必要がなくなりました。

(2) 問い合わせ件数が大幅に削減
事務局に入ってくる受講予定者からの問い合わせや確認の件数が大幅に減りました。問い合わせの内容を見ると、決済や申し込み手続きに関する事務的な問い合わせや確認などが減っていますので、細かい部分をヤマトシステム開発側で対応してもらっている効果だと思います。

(3) 受付状況を簡単に把握
申し込み件数や入金状況などのレポートがメールで送られてくるので、集計などの手間が省け、リアルタイムで簡単に申し込み状況を確認できるようになりました。

サービス導入後の評価と今後の期待

—　アウトソーシングサービスの利用を拡大する予定などはありますか。

直近に予定している業務はありませんが、受講テキストの印刷などの提案も受けているので、機会があれば検討していきたいと思います。

—　サービス導入後の評価と今後の期待があればお聞かせください。

先ほどお話ししましたように、具体的な効果が出ており攻めの業務にもより多くの時間を使えるようになりましたので、とても満足しています。また、いろいろと難しい注文もお願いしたと思いますが、担当者がとても熱心に対応してくれ、柔軟に対応してもらえたので感謝しています。

今後も、さらに受講者の利便性や満足度を高めると同時に、コスト削減などに結びつくサービスの開発や提案に期待しています。

担当者からひとこと

弊社営業担当　黒田

健康・体力づくり事業財団様には、弊社の「請求支援サービス」と「研修支援サービス」の２つのサービスを組み合わせて導入いただきました。

今回は導入後の効果や今後の課題等を改めてお聞かせいただき、大変貴重な機会を頂けました。今回お伺いすることができた課題やご要望に対し、ご提案をさせていただきたいと思います。

また、他社様でも今回お聞きできた課題やご要望をお抱えであると思いますので、コスト削減や業務効率化、本業回帰を実現できるよう今後も営業活動に臨んで行きたいと思っております。

担当者からひとこと

弊社営業担当　佐々木

弊社にはクレジット会社のパートナーとして培ったノウハウが豊富にあります。決済部分に関してこれを活かし、受講者様・受験者様への利便性向上のお力になれればと考えています。

健康・体力づくり事業財団様では受講者様・受験者様のニーズに応えるために、クレジット決済・コンビニ収納・銀行振込の決済部分を弊社に任せていただきました。まさに同社の業務内容に合わせて作業の効率化やお客様のニーズに応えることができた、理想的なケースとなりました。