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業種別事例集

ふるさと納税に関わる業務負担が大幅に軽減

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大玉村事例キービジュアル.gif
業種
サービス業・その他
事業内容
自治体 
課題
  • 村長のテレビ出演を契機にふるさと納税の申し込みが急増
  • 通常業務に手が回らないほど、担当者の負担が増大
導入効果
  • 担当者の作業負担が大幅に軽減
  • クレジットカード決済を活用し、発送までの期間を大幅に短縮
  • 申し込み数の増加が、作業負担に影響しない環境を実現
導入サービス
  • ふるさと納税トータル支援サービス
  • 産直出荷支援サービス Web出荷コントロールサービス(産直)
資料請求・お問い合わせ

福島県大玉村 様

サービス業・その他

福島県大玉村役場(以下、大玉村)では、ふるさと納税の申し込み件数の増加にともない、通常業務が滞ってしまうほど担当者の負担が急増。その解消と寄付者(納税者)へのサービスの充実を図るため、「ふるさと納税トータル支援サービス」を活用しています。サービスの導入経緯と効果について詳しく伺いました。

人口約8,500人、福島県中通り地方の中央に位置する大玉村

大玉村についてご紹介ください。
大玉村は、福島県中通り地方の中央、二本松市と郡山市の間に位置する人口約8,500人の小さな村です。町の北西には安達太良山があり、そのなだらかな稜線とすそ野に広がる田園風景は村のシンボル的な景観となっています。
大玉村の特産品などがあれば教えてください。
一番の特産品は、肥沃な土壌と安達太良山からのきれいな水で作られる米や野菜です。ふるさと納税の返礼品を見ると、大玉産の「おおたまの米」や「あだたら高原酵母牛」、地元の「和菓子」なども人気となっています。

村長のテレビ出演でふるさと納税申し込み件数が半年で1,200件超えへと急増

ふるさと納税に力を入れるようになった背景を教えてください。
昨年度(平成25年度)まで、当村におけるふるさと納税の件数は少なく、もともとゆかりのあると思われる方がほとんどでした。
そこで今年度(平成26年度)から、ふるさと納税を積極的に活用し、より多くの方に大玉村を知ってもらい、できれば実際に訪れてもらい、そして、交流を図りながら1人でも多くの方に大玉村のことを好きになってもらい、応援してもらえるきっかけにしたいと考えました。さらには、現在でも苦しめられている東日本大震災による風評を払拭するためにも、ふるさと納税の活用は有効だと考えました。
ほかには、どのような要因があったのでしょうか。

押山利一村長がテレビに出演し、当村のふるさと納税の紹介をしたことが思いもよらないきっかけとなりました。
5月の放送直後から問い合わせや申し込みが急増し、半年が経過した9月には1,200件以上になり、10月の時点で1,700件を超え、金額では1,850万円を超えるにいたっています。

 

このように申し込み件数が増えることはとても喜ばしいことなのですが、その一方、産業部産業振興課商工観光係の担当者は対応に追われ、通常の業務ができなくなるような状況になってしまいました。
まずは、業務の効率化を図りそのような状況を改善し、さらに寄付者へのサービス充実を図るべく、ふるさと納税トータル支援サービスの導入を検討するにいたりました。

鈴木氏_R.jpg 

「とてもありがたいことなのですが、申し込み件数が急増したことで、担当者は通常の業務に手が回らないような状態になってしまいました」(鈴木氏)

次年度以降に利用を検討していた「ふるさと納税トータル支援サービス」を前倒しで導入

ふるさと納税トータル支援サービスに興味を持った理由を教えてください。

当村では、行政改革の一環として職員数の適正化に努めており、さまざまな業務で効率化に努めています。
そのため、「業務効率化」というキーワードに常にアンテナを張っており、税務関連の雑誌にふるさと納税業務を効率化するサービスとして紹介されていたので、興味を持ちました。

 

当初、来年度の利用を想定して下調べをしているところでした。
ところが、申し込み件数が急増するにつれて、すぐにでもサービスを導入したいという要望が高まってきました。そこで急遽、本格的に導入の検討を進めることになりました。

ふるさと納税トータル支援サービスの採用を決めたポイントを教えてください。

採用を決めたポイントは次の4つです。

 

(1)必要な機能がシンプルにまとめられている
申し込みの受付から、決済、出荷指示まで必要な機能が網羅されており、データベースや機能などを構築する必要がないこと。

 

(2)多彩な申し込み・決済手順に対応可能
クレジットカード決済サービスとも連携していて、クレジットカード決済機能を容易に導入できること。さらにはスマートフォンなどにも対応していることも評価しました。

 

(3)短期間かつ容易に導入が可能
受付画面の作成などが容易で、専用のソフトウェアなどの導入も不要。簡単な初期設定が済めば、すぐに使い始めることができると考えました。また、既存のオフィシャルサイトに大がかりな変更が不要で、リンクを設定するだけで済む点も評価しました(既存サイトへの説明文の追加などは別途、必要)。

 

(4)利用コストが適正
専任の職員やパート職員を確保するとなれば、それなりのコストが必要となります。ふるさと納税トータル支援サービスの年間利用コストは、そのような職員の確保に必要な1か月分のコストにも満たないので、コストパフォーマンスが高いと考えました。

 

ふるさと納税関連業務が大幅に効率化され、担当者の負荷は大幅に軽減

ふるさと納税トータル支援サービスを利用するようになって、どのような効果が出ていますでしょうか。

主な導入効果は、次の5点です。

 

【導入効果1】担当者の作業負荷が大幅に軽減
「申し込み情報の入力」「出荷リストの出力」「出荷リストの持参」といった作業が不要となり、手間をかけずに返礼品の出荷を指示できるようになりました。
サービス導入後は、管理画面上で出荷の指示をするだけで、伝票が言わば「自動的に」直売所に届くようになりました。その結果、担当者の作業負荷はサービス導入前と比べて大幅に軽減されています。現状、申し込みの約9割はサイト経由ですので、役場内のふるさと納税関連業務のほとんどが効率化されたと捉えています。

 

【導入効果2】発送現場における伝票記入が不要
出荷伝票を書き起こす必要がなくなり、直売所や出荷先における作業負荷やミスなども大幅に軽減されました。

【導入効果3】発送までの期間を大幅に短縮
銀行経由の振り込みや現金書留だと、決済手続きに数日かかります。クレジットカード決済だと数十分で済み、消し込み作業も不要。返礼品発送までの日数が大幅に短縮されました。

 

【導入効果4】申し込み数の増加が、作業負荷に影響しない環境を実現
旧手順では、件数が増えるのに正比例して作業負荷が増えていきました。しかし、ふるさと納税トータル支援サービスの場合は、件数が増加しても、決済の消し込み以外の作業はほとんど作業負荷が変わりません。

 

【導入効果5】データの安全性も向上
データ(申し込み者の個人情報など)は、ヤマトシステム開発の運用するデータセンターで安全に管理されているので、CSV形式でダウンロードしない限り、データはPCには残りません。システムには、正規利用者以外はアクセスできませんので、盗難などによるリスクが軽減され、同時にBCP対策としても有効性が高いと捉えています。

官野氏_R.jpg 
「受付から発送までワンストップでサポートしてもらえるので、業務の効率化という視点で見たとき、とても優れたサービスだと思いました」(官野氏)

ヤマトグループおよびヤマトシステム開発への信頼と期待

ふるさと納税トータル支援サービスおよびヤマトシステム開発への要望や期待があればお聞かせください。

当村からも機能的な要望を伝えており、ほかの自治体からもさまざまな要望は上がってきているでしょう。当然、ヤマトシステム開発でも日々、機能改善に取り組んでいると思います。そういうさまざまなノウハウや知恵を集約し、さらに使いやすく、さらに業務を効率化できる機能をサービスに反映し続けてもらうことを期待しています。

 

ヤマトシステム開発には、遠いとところまで何度も出向いて説明やデモもしていただき、とても感謝しています。今後も、ヤマトグループとして、地方自治体の業務やサービスを効率化、向上させるサービスやサポートを充実させてほしいと期待しています。

福島県大玉村村長より一言
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大玉村長 押山 利一 氏

 大玉村は、名峰安達太良山から広がる美田の素晴らしい景観が自慢であり誇りでもあります。また「日本で最も美しい村」連合に加盟しております。
そんな大玉の地で育った自慢の米、野菜、果物、肉などの産物を安心して食べていただきたい。また、多くの方々に大玉村に来ていただいて、大玉村は元気だと知っていただきたい。そして元気な大玉村の情報を発信したい。


 これらの願いを大玉村はふるさと納税「5割返礼」という形で全国に発信しました。村内外のどなたでも大玉村を応援しようと納税(寄付)することができ、そのお礼として寄付金の半分を特典としてお返しするものです。

 そしてふるさと納税を通して「人、もの、情報」が交流することを期待しております。


 おかげさまで、全国各地からふるさと納税の申し込みが増加し、担当職員の業務が急増したことから、その解消と納税者(寄付者)への利便性向上のため、「ふるさと納税トータル支援サービス」を導入いたしました。今後もこのシステムを活用しながら、大玉村の元気を全国へ発信してまいりたいと大いに期待しております。

  

 

お客様ご紹介

福島県 大玉村役場 様
所在地 福島県安達郡大玉村玉井字星内70番地
ホームページ http://www.vill.otama.fukushima.jp/
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この事例での導入サービス

ふるさと納税は近年「お礼品(納税特典)送付」などの導入により、寄付の件数が年々伸びています。今後は税制度の改正も検討されており、ますます伸びる事が予想されます。
ヤマトグループが「ふるさと納税」に関わる業務をワンストップでサポートいたします。

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