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業種別事例集

「販促品物流支援サービス・販促品オンデマンド」の導入で、翌日着荷とコスト削減20%を実現

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業種
製造
事業内容

医療用医薬品の製造・販売・輸出入 

課題
  • 在庫管理
  • オンデマンド印刷
導入効果
  • 保管・発送で20%のコスト削減を実現
導入サービス
  • 販促品物流効率化支援サービス「販促品オンデマンド」

中外製薬株式会社 様

製造

 

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中外製薬株式会社(以下、中外製薬)は、現在、従業員数6,872人(2013年12月31日現在)、国内に3研究所、3工場、11支店を有する、1925年創業の医療用医薬品の製造・販売・輸出入を行う会社です。
2013年に独自の資材管理・発注システムとヤマトシステム開発株式会社(以下、YSD)の「販促品物流支援サービス・販促品オンデマンド」(以下、販促品オンデマンド)を連携しシステム利用を開始したので、その経緯や活用状況について、営業業務部 資材グループマネジャー(現マーケティング企画部) 西口敏文氏と、同資材グルーブ 免取史子氏にお話を伺いました。


1.日本全国のMRに向けた販促資材の物流業務を委託

2.「販促品オンデマンド」を販促資材物流、オンデマンド印刷と2段階で導入

3.保管、発送で20%のコスト削減を実現

4.新たな提案にも期待

日本全国のMRに向けた販促資材の物流業務を委託

 

 

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「販促物のアイテム数と保管率削減のために、作成数の適正化と廃版ルールを推進しました」と西口氏

 

 

− 「販促品オンデマンド」の導入時期を教えてください。

 

2013年5月より、YSDの「販促品オンデマンド」のうち、第1段階として販促資材の物流業務を委託、8月にオンデマンド印刷の対応を開始し、現在、日本全国のMR(Medical Representative:医薬情報担当者)に向けて展開しています。

 

 

− 以前はどのように販促資材の運用を行っていたのですか。

 

販促資材作成者が資材管理アプリケーションを通じて資材情報を登録し、その後、資材倉庫に納品・計上されると、資材発注システムに表示され全国各地のMRが発注を行える状態となります。その発注情報は、資材の保管・管理と発送業務を委託していた関連会社に連携され、その翌々日に発注者に資材が着荷する流れで運用を行っていました。


当時は運用課題として、資材アイテム数の増加に頭を悩ませておりました。数年前までは資材作成者主体の資材管理体制であったため、資材アイテム数が徐々に増加し、2011年1月時点で2,000アイテムを超え、倉庫保管率は95%に達していました。2011年12月にはさらに増加し、倉庫ラックから資材があふれる状況になったため、資材作成数の適正化推進と、資材の廃版ルールの厳格運用に着手し、2012年12月には約1,200アイテム、保管率は約60%という状況にまで改善させました。

 

 

− アイテム数削減と保管率減少を実現されましたが、他にどんな課題があったのでしょうか。

 

倉庫に保管されている販促資材のアイテム数と全体量は削減されましたが、倉庫を一棟借りていたため、空いた場所が増えただけで倉庫費用の削減にはつながりませんでした。

また、資材はほとんどオフセット印刷を行い倉庫に保管していましたが、作成数が少なければ一部単価が割高になってしまうため、発注数が少ないにも関わらず多めに作成し長期保管している資材が存在し、改善策を思案していたところでした。

 

加えて、MRが活用したい資材の在庫が無い場合には、営業の機会損失につながりかねないので、その対応にも困っていました。このような時期に他社からオンデマンド印刷の提案を受けたこともあり、活用の検討を開始しました。

残念ながらその会社は機械導入の提案であったため見送りましたが、オンデマンド印刷が発注数の少ない資材や在庫が無くなった資材に対する一つの解決方法と知りました。

 

このように、会社としてコスト削減に取り組んでいる中、資材の保管倉庫費用の削減、オンデマンド印刷導入による印刷コストの削減と作成数の適正化、在庫切れ資材の対応を課題として考えていました。

 

 

「販促品オンデマンド」を販促資材物流、オンデマンド印刷と2段階に分けて導入

 

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「翌日着荷やコスト削減の観点から、YSDに依頼しました」と免取氏

 

 

− YSDから提案を受けたきっかけを教えてください。

 

同業メーカーの「販促品オンデマンド」の導入事例を拝見する機会があり、私から問い合わせをさせていただいたのがきっかけです。最初にご相談したのは、オンデマンド印刷の利点やオフセット印刷との使い分けなど活用方法についてです。

 

また、倉庫の一棟借りではなく、保管する販促資材量に応じた倉庫費用にすることは可能かという相談もさせていただきました。

その解答として、「販促品オンデマンド」をご提案いただき、当社内で検討を開始しました。

 

検討資料として提案内容に沿って、過去のある1カ月間の発注データ実績と資材在庫量をもとにコストを算出していただいたところ、削減につながることがわかりました。その他、運用などいろいろな検討を行い、総合的に判断し、YSDに依頼することにしました。

 

 

− 「販促品オンデマンド」の導入を決められた理由をお教えください。

 

販促資材の保管・管理・発送業務とオンデマンド印刷を別々に依頼するのであれば、対応できる会社は他にもたくさんあります。
しかし、1社で発注情報に伴い、在庫が存在するかのようにオンデマンド印刷を行いスムーズに発送対応が可能で、コスト削減、利用者へのサービス向上につながるのはYSDしかなかったことが、導入を決めた理由です。

また、同業メーカーが多数利用していることも安心感につながりました。

 

 

− 2013年5月のサービス導入までのフローをお教えください。

 

まず、販促資材の移転時期を通常業務に一番影響が少ないゴールデンウィークに決め、導入開始は5月からと決めました。そのため、導入までの打合せ期間が短く、まず資材の保管・管理、発送業務からスタートし、のちにオンデマンド印刷対応を開始するという、2段階に分けて導入するスケジュールでお願いしました。

 

通常、「販促品オンデマンド」を導入された企業は資材の登録、発注のシステムに関し、基本的にYSDのシステムを使用されているようですが、当社では、使用者の負担を避けるために独自に開発した社内システムをそのまま継続使用したかったので、システム連携が必要でした。

従って、2013年1月から約4カ月間という短い期間で資材の保管・管理、発送業務の運用の取り決めと、システムのデータ連携のための細かな仕様など、多くのことを決めなければならず、ほぼ毎週ミーティングを並行して行い、やっと、サービス開始に漕ぎつけることができました。


当社としては、使い慣れている自社の資材管理・発注システムの使用を継続することにより、システム変更に伴う発注者の一時的な負担や、資材作成・登録時の大きな運用変更を避けたかったので、前例がなかったにも関わらずYSDがシステム連携の対応に応じてくださったことは、とてもありがたいことでした。
その後、8月を目標にオンデマンド印刷の導入対応を進めました。

 

 

保管、発送で20%のコスト削減を実現

 

− 「販促品オンデマンド」を導入された効果についてお教えください。

 

(1)着荷日が、1日短縮された。(一部地域を除く)
以前は発注した販促資材が翌々日にしか届かなかったので、1日早くMRに資材が届くことにより、よりスピーディーな営業活動が出来るようになり、良い影響がでるのではないかと期待しています。また、今までは「緊急発注」というかたちで翌日着荷の発注依頼にも、かなりのコストと手間を掛けシステム外で対応をしていましたが、それがほとんど無くなりました。

 

(2)約20%のコスト削減効果。
配送はグループ会社であるヤマト運輸にお任せするため、配送コストがかなり削減され、保管コストの削減を合わせると、全体で約20%のコスト削減につながっています。

 

(3)オンデマンド印刷により保管数を削減。
今までは、発注数は少ないが在庫を切らせることが出来ない資材もオフセット印刷を行い在庫として保管をしていました。オンデマンド印刷を活用することで、必要な時に必要な数だけ用意することができますので、保管スペースの削減と印刷にかかるトータルコストの削減を期待しています。

在庫との兼ね合いになりますが、このような資材について、オンデマンド印刷への移行を徐々に進めています。また、発注した時に資材の在庫が無くて使えない、というケースの防止策としても活用できると考えています。

 

(4)発注者が一目で分かる宛先シールの導入。
資材はいくつかの発注が1梱包にまとめて入って各拠点に届くので、箱を開けなくても誰の発注した資材が入っているかが一目で分かるように、発注者名を大きく印字した宛名シールを箱の側面に貼っていただいています。

各拠点には多い場合は1日に10個近くの梱包が届きますので、箱を開けて中身を確認せずとも分かる工夫をご提案いただけて評判は上々です。以前は発送伝票を見れなければ誰が発注した資材が入っているかすぐにはわからなかったため、よりわかりやすくなり、使用者へのサービス向上になりました。

 

 

− 実際に販促資材を発注されるMRやスタッフの方たちの反応はいかがですか。

 

MRには、1日早く販促資材が届くことは営業機会の損失を防ぎますので、とても喜ばれています。
スタッフには、梱包方法や緩衝材などが以前と変わったため、最初は戸惑いの声がかなりありました。

それら声のうち、改善が必要だと思われる要望については、YSDに相談させていただき、速やかに対応をしていただいた部分もあります。

 

例えば、「資材を束ねている帯が太すぎて納品書の発注者名が見えない」ことに対しては、帯の幅を小さくするのと同時に、梱包に貼っている宛名シールを帯にも貼付することで、発注者が誰かすぐにわかるようにしていただきました。また、「持ち上げた時に資材の束からサイズの小さな資材が抜け落ちる」ことに対しては、発注の中に小さな資材が混じっているときにはビニール袋に入れるようにしてくださるなど、導入から短期間のうちに運用改善をしていただき、大変助かりました。

 

 

新たな提案にも期待

 

− 今後の取り組みとして計画されていることがありましたらお教えください。

 

以前は発注の翌々日着ということもあり、発注する側はつい多めに発注してしまうことが多く、また、医療機関からの緊急な要望に応えるため、販促資材を各拠点が多めに在庫しているのが現状でした。翌日着という利点を活かせば、必要な時に必要な数だけを発注することで、適正数の資材がMR全体に行きわたり、各拠点での在庫を減らしてスペースの有効活用につながるよう啓発していこうと考えています。

 

 

− ご導入いただいた「販促品オンデマンド」、またYSDに対する期待などありましたらお教えください。

 

地理的な関係上、一部の地域は翌々日着になっています。コストをかければ実現できることは理解していますが、できるだけコストをかけずに全国一律翌日着荷が実現できればうれしいですね。


新たな販促資材物流や関連サービスのご提案もいただいており、検討を進めています。今後とも、資材物流とオンデマンド印刷に関しいろいろなご提案をいただき、進化していくことで当社の活動を支え続けていただきたいと思います。期待しています。

 

 

担当よりひとこと

 

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当社営業担当

増田 

 

中外製薬様で製薬会社での実績がある「販促品オンデマンド」をご採用していただき嬉しく思います。
中外製薬様の注文システムとYSDのシステムを連携したのは、これまでのお客様と違った業務の立ち上げを行い、大変貴重な経験をさせていただきました。
今後は中外製薬様の期待に応えられるよう、ヤマトグループの様々なサービスを組み合わせた提案を行っていきたいと思います。

 

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当社営業担当

本間

 

中外製薬様とは何度も打ち合わせを重ね、「一緒にサービスを作らせていただいた」という想いが強くあります。また、私自身初めてお客様の業務立ち上げに携わらせていただいたので、大変多くのことを学ばせていただきました。 今後も、中外製薬様と作り上げてきたサービスを、より使いやすく、ご満足いただけるものにするため、尽力していきたいと思います。

中外製薬様、本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。

 

お客様ご紹介

中外製薬株式会社様

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設立 1943年(昭和18年)3月8日
本社所在地 東京都中央区日本橋室町2-1-1 日本橋三井タワー(受付15階)
ホームページ http://www.chugai-pharm.co.jp/

 

※取材日時 2013年11月

この事例での導入サービス

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